Welche Angaben gehören zu den Personalstammdaten?
Für die Lohnvorbereitung werden Angaben zur Person mit den vereinbarten Beschäftigungsdaten zusammengeführt. Steuer-, Versicherungs- und Zahlungsangaben ergänzen diesen Bestand, soweit sie für den konkreten Fall benötigt werden.
| Datenbereich | Typische Angaben | Wer klärt offene Punkte? |
|---|---|---|
| Person | Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum | Mitarbeiter und zuständige Personalverwaltung |
| Beschäftigung | Eintritt, Tätigkeit, Arbeitszeit, Befristung | Unternehmen anhand der getroffenen Vereinbarungen |
| Vergütung | Vereinbarter Betrag und Vergütungsart | Unternehmen und Lohnbuchhaltung |
| Abrechnung | Steuer-ID, Versicherungsangaben, Bankverbindung | Mitarbeiter, Unternehmen und zuständige Lohnbuchhaltung |
Diese Übersicht ist keine Aufforderung, zu jeder Person sämtliche denkbaren Angaben abzufragen. Kläre vor der Erfassung, wofür ein Feld benötigt wird und ob es im jeweiligen Beschäftigungsfall zutrifft. Für Beschäftigtendaten ist insbesondere die Erforderlichkeit der Verarbeitung zu beachten.
Quelle: § 26 BDSG: Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
Was unterscheidet Stammdaten von Bewegungsdaten?
Stammdaten beschreiben die Person und die vereinbarte Beschäftigung. Bewegungsdaten beziehen sich dagegen auf einen bestimmten Abrechnungszeitraum, etwa tatsächlich geleistete Stunden oder einen einmaligen Bezug.
Die vereinbarten 30 Wochenstunden einer Teilzeitbeschäftigung sind beispielsweise ein Beschäftigungsmerkmal. Werden in einem bestimmten Monat zusätzlich Stunden vergütet, muss die dazugehörige Abrechnungsinformation gesondert zugeordnet werden. Eine Änderung der vertraglichen Wochenstunden wird wiederum im Stammdatensatz gepflegt.
Vereinbare mit der Lohnbuchhaltung, über welchen Prozess solche Änderungen und monatlichen Angaben eingehen. Eine Datei sollte nicht stillschweigend beide Zwecke erfüllen, wenn das empfangende System dafür unterschiedliche Daten erwartet.
Wie werden Personalstammdaten eindeutig zugeordnet?
Verwende eine stabile Personalnummer als technischen Schlüssel. Namen und E-Mail-Adressen eignen sich nicht als verlässlicher Ersatz, weil sie sich ändern oder bei mehreren Personen gleich sein können.
Behandle Personalnummern in Tabellen als Text. Sonst kann aus der Nummer 00012 beim Öffnen einer CSV-Datei die Zahl 12 werden. Lege ebenfalls fest, wie Wiedereintritte und doppelte Nummern behandelt werden, bevor ein bestehender Personalbestand übernommen wird.
In busta paga verbindet die Spalte Pers_Nr die Arbeitnehmerstammdaten mit ergänzenden Formularangaben und Bezügen. Der Import gleicht diese Nummer innerhalb des eigenen Kundenkontos ab. Ein zweites Unternehmen erhält dadurch keinen Zugriff auf diesen Datensatz.
Wer pflegt und prüft die Angaben?
Das Unternehmen legt fest, wer Angaben erfasst, wer Änderungen bestätigt und wer fachliche Rückfragen mit der Lohnbuchhaltung klärt. Diese Zuständigkeiten sollten vor dem ersten Import oder Neueintritt feststehen.
Eine Software kann Datumsformate, Auswahlwerte und fehlende Pflichtangaben prüfen. Daraus folgt jedoch noch keine Entscheidung über die steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Behandlung. Der Bearbeitungsstatus und die fachliche Abrechnungsentscheidung sollten deshalb getrennt benannt werden.
- Neue Angaben zunächst anhand der mitgeteilten Informationen erfassen.
- Fehlende oder widersprüchliche Angaben als offenen Punkt behandeln.
- Vor der Übergabe die aktuelle Fassung kontrollieren.
- Änderungen am ursprünglichen Datensatz pflegen und erneut prüfen.
Wie bleiben Stammdaten bei Änderungen aktuell?
Änderungen werden am vorhandenen Datensatz gepflegt und vor der nächsten Verwendung kontrolliert. Ein neuer Export sollte aus diesem aktuellen Bestand erstellt werden.
Wenn eine Rückfrage nur in einer heruntergeladenen Tabelle beantwortet wird, stimmen exportierte Datei und ursprünglicher Datensatz später möglicherweise nicht mehr überein. Übernimm bestätigte Korrekturen deshalb auch in den gepflegten Bestand.
In busta paga setzt eine Änderung den Prüfstatus auf Entwurf zurück. Bei einem erneuten ZIP-Import aktualisieren nicht leere Angaben den vorhandenen Datensatz. Leere Zellen löschen keine bereits vorhandenen Werte. Diese Importregel sollte bei der Vorbereitung der Datei bekannt sein.
Häufige Fragen
Müssen alle Felder sofort ausgefüllt sein?+
Ein Entwurf kann unvollständig gespeichert werden. Vor der Übergabe sind die für den jeweiligen Fall benötigten Angaben mit der Lohnbuchhaltung abzustimmen.
Ist die Personalnummer die Sozialversicherungsnummer?+
Nein. Die Personalnummer ist ein betriebliches Zuordnungsmerkmal. Die Versicherungsnummer wird von der Rentenversicherung vergeben und hat einen anderen Zweck.