Eine brauchbare Monatsübersicht enthält für jeden Arbeitstag die tatsächlichen Anfangs- und Endzeiten, nachvollziehbare Pausen und die daraus berechnete Arbeitsdauer. Ergänze eindeutige Zuständigkeiten und einen geregelten Korrekturweg. Die Monatssumme ist das Ergebnis dieser Aufzeichnungen, nicht deren Ersatz. Die folgende Vorlage und der Prüfablauf sind praktische Empfehlungen für Deinen Betrieb; gesetzliche Anforderungen werden davon getrennt erläutert.
Stand: 5. November 2026. Der Ablauf richtet sich an gewöhnliche Beschäftigungsverhältnisse mit überschaubaren Arbeitszeitmodellen. Für besondere Branchen, Jugendliche, Nachtarbeit oder tarifliche Abweichungen brauchst Du zusätzliche Prüfungen. Eine Monatsübersicht allein macht eine unzulässige Arbeitszeitgestaltung nicht zulässig.
1. Trenne Arbeitszeitschutz und Mindestlohndokumentation
Die allgemeine Arbeitszeiterfassung dient dem Arbeitsschutz. Nach der vom BMAS erläuterten BAG-Entscheidung vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einrichten. Dazu gehören Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Du darfst mit der Erfassung nicht auf eine weitere Gesetzesreform warten. Die BMAS-FAQ zur Arbeitszeiterfassung lassen grundsätzlich auch handschriftliche Aufzeichnungen zu; besondere Vorgaben bleiben zu beachten.
Daneben verlangt § 16 Absatz 2 ArbZG ausdrücklich Nachweise über Arbeitszeit oberhalb von acht werktäglichen Stunden und deren mindestens zweijährige Aufbewahrung. Diese engere Vorschrift begrenzt die allgemeine Erfassungspflicht nicht auf Überstunden.
Die besondere Mindestlohndokumentation nach § 17 Absatz 1 MiLoG betrifft insbesondere geringfügige Beschäftigungen nach § 8 Absatz 1 SGB IV und Beschäftigte der über § 2a SchwarzArbG einbezogenen Branchen. Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a SGB IV sind ausgenommen. Beginn, Ende und Dauer müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.
Ausnahmen nach § 1 MiLoDokV bestehen unter anderem bei bestimmten verstetigten Monatsentgelten und für die dort bezeichneten mitarbeitenden Angehörigen. Die Unterlagen, aus denen sich die Ausnahmevoraussetzungen ergeben, müssen im Inland in deutscher Sprache bereitgehalten werden. Diese Ausnahmen betreffen die dort genannten Mindestlohn- beziehungsweise Entsendedokumentationspflichten; sie sind keine allgemeine Befreiung von der Arbeitszeiterfassung zum Arbeitsschutz.
Für ausschließlich mobile Tätigkeiten kann nach § 1 MiLoAufzV die tägliche Dauer genügen. Dafür müssen zusätzlich Vorgaben zu konkretem Beginn und Ende fehlen und die Beschäftigten ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen. Im Anwendungsbereich des § 6 GSA Fleisch gelten dagegen besondere elektronische und manipulationssichere Aufzeichnungen: Beginn unmittelbar bei Arbeitsaufnahme, Ende und Dauer am Arbeitstag. Prüfe diese Zuordnung vor Einführung Deiner Vorlage.
2. Baue die Monatsübersicht aus Tagesdaten auf
Unsere Empfehlung: Lege je Person und Monat ein Blatt beziehungsweise eine getrennte Ansicht an. Als Kopf eignen sich beispielsweise Betrieb, Personalnummer, Name und Abrechnungsmonat. Halte die tägliche Erfassung möglichst einfach und berechne Summen automatisch. Behandle einen Dienstplan mit vorgesehenen Schichten als eigene Planungsgrundlage: Übernimm ihn nicht ungeprüft als tatsächlich geleistete Zeit.
| Empfohlenes Feld | Praktischer Inhalt |
|---|---|
| Datum | Konkreter Kalendertag, auch bei geteilten Diensten |
| Arbeitsbeginn und Arbeitsende | Tatsächliche Uhrzeiten; bei mehreren Arbeitsblöcken jeweils getrennt |
| Pausen | Beginn und Ende tatsächlicher Ruhepausen als empfohlener Prüfnachweis |
| Nettoarbeitszeit | Summe der Arbeitsblöcke ohne Ruhepausen, zunächst in Minuten |
| Abwesenheitskennzeichen | Nur soweit erforderlich, getrennt von geleisteter Arbeit |
| Prüfstatus | Offen, Rückfrage oder geprüft; zuständige Person und Datum |
| Korrekturvermerk | Alter Wert, neuer Wert, knapper Grund und Änderungsdatum |
Die konkrete Dauer und Lage jeder einzelnen Pause müssen für die Mindestlohndokumentation nicht gesondert aufgezeichnet werden; Pausen sind aber aus der Arbeitsdauer herauszurechnen. Das erläutert das BMAS zur Dokumentationspflicht. Wir empfehlen die Pausenangaben trotzdem für die betriebliche Prüfung. So kannst Du die zeitliche Lage einer Pause prüfen, statt lediglich einen pauschalen Minutenabzug zu sehen. Diese Empfehlung erweitert nicht den gesetzlichen Pflichtfeldkatalog des MiLoG.
3. Rechne Minuten sauber und behandle Sonderfälle sichtbar
Rechenbeispiel: Am 3. November 2026 beginnt eine Beschäftigte um 08:00 Uhr, pausiert von 12:00 bis 12:30 Uhr und beendet die Arbeit um 16:15 Uhr. Aus 495 Minuten Anwesenheit werden 465 Minuten Arbeitszeit, also 7 Stunden 45 Minuten beziehungsweise 7,75 Dezimalstunden. Schreibe nicht „7,45 Stunden“, wenn das Lohnsystem Dezimalwerte erwartet. Unsere Empfehlung: Beschrifte die Spalten ausdrücklich mit „Stunden:Minuten“ oder „Dezimalstunden“.
Für geteilte Dienste empfehlen wir getrennte Arbeitsblöcke, beispielsweise 08:00–12:00 Uhr und 16:00–19:00 Uhr. Bei einer Schicht über Mitternacht solltest Du Anfang und Ende mit Datum speichern. Bewahre den Zusammenhang der Schicht auch dann, wenn die Abrechnung Stunden auf zwei Kalendertage verteilt. Prüfe bei der Einrichtung, wie das eingesetzte System solche Schichten verarbeitet, statt aus zwei sichtbaren Tageszeilen auf zwei voneinander unabhängige Arbeitseinsätze zu schließen.
Unsere Empfehlung: Verwende für Urlaub und andere abrechnungsrelevante Abwesenheiten eigene Kennzeichen. Trenne tatsächliche Arbeitsstunden von Stunden, die für Vergütung oder Zeitkonto gutgeschrieben werden. Sonst sehen acht gutgeschriebene Urlaubsstunden wie acht geleistete Arbeitsstunden aus. Gib auch leeren Feldern einen eindeutigen Bearbeitungsstatus: „noch nicht erfasst“ ist etwas anderes als „arbeitsfrei“.
4. Prüfe täglich auffällige Zeiten, nicht erst die Monatssumme
Die Grundregel des § 3 ArbZG lautet: höchstens acht Stunden werktäglich. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Ein einzelner Monatswert ersetzt diese Prüfung nicht.
Nach § 4 ArbZG muss die Arbeit durch im Voraus feststehende Ruhepausen unterbrochen werden: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Einzelne Pausenabschnitte müssen mindestens 15 Minuten dauern. Länger als sechs Stunden hintereinander darf nicht ohne Ruhepause gearbeitet werden. Nach Arbeitsende gelten grundsätzlich mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit gemäß § 5 Absatz 1 ArbZG.
Diese Regeln haben Ausnahmen: § 5 Absatz 2 erlaubt in bestimmten Bereichen eine Verkürzung der Ruhezeit um bis zu eine Stunde, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. § 7 ArbZG eröffnet unter seinen Voraussetzungen tarifliche Abweichungen. Der persönliche Anwendungsbereich ist unter anderem durch § 18 ArbZG begrenzt. Unsere Empfehlung: Richte Warnungen passend zum tatsächlich geltenden Regelwerk ein.
Für die laufende Kontrolle empfehlen wir: Markiere fehlende Endzeiten, ungewöhnlich lange Arbeitstage, kurze Ruhezeiten und widersprüchliche Pausen. Bearbeite die Hinweise zeitnah mit der verantwortlichen Führungskraft. Ziehe außerdem den letzten Arbeitstag des Vormonats in die Ruhezeitprüfung ein. So bleibt beispielsweise ein spätes Arbeitsende am Monatsletzten bei der Prüfung des nächsten Arbeitsbeginns sichtbar. Eine Warnung solltest Du erst nach Klärung schließen, nicht allein deshalb, weil die Monatssumme plausibel aussieht.
5. Vereinbare Erfassung, Rückfragen und Monatsabschluss
Unsere organisatorische Empfehlung: Beschäftigte tragen ihre Zeiten am selben Tag ein; für Ausfälle legst Du einen Vertretungsweg fest. Die zuständige Führungskraft prüft offene Einträge regelmäßig. Nach Auffassung des BMAS kannst Du die Aufzeichnung delegieren, bleibst als Arbeitgeber aber für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorgaben verantwortlich. Die tägliche Eingabe ist hier eine Prozessempfehlung und nicht mit der besonderen Siebentagesfrist des MiLoG gleichzusetzen.
Für den Monatsabschluss empfehlen wir diese Reihenfolge:
- Fehlende Tage und widersprüchliche Einträge mit der betreffenden Person klären, statt ungeprüft Sollzeiten einzusetzen.
- Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren; ursprüngliche Werte nicht kommentarlos überschreiben.
- Arbeitsstunden, Abwesenheiten und gegebenenfalls zuschlagsrelevante Zeitfenster getrennt zusammenstellen.
- Den geprüften Stand mit Versionsdatum an die zuständige Lohnfachperson übergeben und spätere Änderungen ausdrücklich nachmelden.
Für die Übergabe an die Lohnbuchhaltung empfehlen wir einen betrieblichen Abgabetermin und ein eindeutiges Stundenformat. Übermittle nicht gleichzeitig mehrere unmarkierte Fassungen. Halte die Prüfung der Arbeitszeitdaten und die Entscheidung über ihre vergütungsrechtliche Behandlung getrennt fest. Diese organisatorische Trennung hilft Dir, Rückfragen zu tatsächlichen Uhrzeiten nicht mit Fragen zu Zuschlägen oder Zeitkonten zu vermischen.
6. Begrenze Daten, Zugriffe und Aufbewahrung
Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und f DSGVO, abgedruckt in der BfDI-Broschüre „DSGVO – BDSG“, regelt Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Personenbezogene Angaben müssen zum festgelegten Zweck passen, erforderlich und angemessen geschützt sein. Dazu gehört der Schutz vor unbefugter Verarbeitung und unbeabsichtigtem Verlust, Zerstörung oder Schädigung.
Unsere Empfehlung: Verzichte in der Monatsübersicht auf Diagnosen und private Abwesenheitsgründe in Freitextfeldern, auf standardmäßige Standortverläufe und auf offen zugängliche Gesamtlisten. Begrenze Zugriffe auf eigene beziehungsweise aufgabenbezogen erforderliche Angaben. Das sind Gestaltungsempfehlungen aus den Datenschutzgrundsätzen des Artikels 5 DSGVO, keine wörtlichen technischen Vorgaben für ein bestimmtes Zeiterfassungssystem.
Für die Aufbewahrung empfehlen wir eine begründete Regel je Unterlagenart. Die Zweijahresfristen aus § 16 Absatz 2 ArbZG und § 17 Absatz 1 MiLoG sind Mindestfristen für die dort bezeichneten Nachweise, keine allgemeine Löschfrist für sämtliche Abrechnungsunterlagen. Prüfe weitere einschlägige Pflichten und konkrete Nachweiszwecke getrennt; Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO verlangt zugleich eine zweckbezogene Begrenzung der Speicherung.
Zum Abschluss empfehlen wir eine kurze Verfahrensanweisung: Wer erfasst, wer prüft, wie wird berichtigt, wohin geht die freigegebene Fassung und wer kontrolliert die Aufbewahrung? Hinterlege außerdem eine Vertretung. Damit kann Dein Betrieb den vereinbarten Ablauf auch bei Urlaub oder Personalwechsel fortführen, ohne Zuständigkeiten jedes Mal neu klären zu müssen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Abruf und Quellenprüfung: 05.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine individuelle rechtliche oder steuerliche Prüfung.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, Stand 08.08.2025. Abruf: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: Arbeitszeitgesetz, insbesondere §§ 3–5, 7, 16 und 18. Abruf beziehungsweise Prüfung der amtlichen Suchfundstellen: 05.11.2026.
- Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 17 MiLoG; § 1 MiLoDokV; § 1 MiLoAufzV; § 6 GSA Fleisch. Abruf beziehungsweise Prüfung der amtlichen Suchfundstellen: 05.11.2026.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Dokumentationspflicht, Stand 01.01.2026. Abruf: 05.11.2026.
- Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: Info 1: DSGVO – BDSG, Texte und Erläuterungen, 2. Auflage, Stand Mai 2022; abgedruckter Verordnungstext, Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und f. Abruf: 05.11.2026. Verwendet als konkrete Fundstelle für Artikel 5, nicht als Nachweis einer aktuellen Broschürenauflage.
