Wenn Du Überstunden an die Lohnbuchhaltung übergeben willst, liefere ein geprüftes Abrechnungspaket: eindeutig zugeordnete Arbeitszeiten, die geltende Vergütungsregel, die Entscheidung über Auszahlung oder Zeitgutschrift und eine dokumentierte Freigabe. Eine Nachricht wie „Bitte zehn Überstunden auszahlen“ lässt wichtige Fragen offen. Der folgende Ablauf ist eine praktische Organisationsempfehlung; die jeweils genannten gesetzlichen Anforderungen gelten davon unabhängig.
Stand: 05.11.2026 · Kategorie: Vergütung und Arbeitszeit. Der Leitfaden ersetzt keine Prüfung strittiger Vertragsklauseln oder individueller Rechts- und Steuerfragen.
1. Zuerst die Regel klären, dann Stunden bewerten
Lege vor der ersten Übergabe Arbeitsvertrag, anwendbaren Tarifvertrag und vorhandene Betriebsvereinbarungen nebeneinander. Markiere die regelmäßige Arbeitszeit, den maßgebenden Ausgleichszeitraum, Voraussetzungen für Überstunden, Vergütung, Zuschläge und Freizeitausgleich. Die BMAS-Broschüre „Arbeitsrecht“, Seiten 33–34, erläutert die unterschiedlichen Grundlagen für eine Verpflichtung zu Überstunden. Deshalb sollte die Lohnbuchhaltung nicht allein aus einem positiven Zeitsaldo auf eine bestimmte Auszahlung schließen.
Empfehlung: Hinterlege je Beschäftigtem eine kurze Abrechnungsregel mit Fundstelle und Gültigkeitsbeginn. Beispielsweise: „Auszahlung nach schriftlicher Entscheidung; Stundenwert laut Vertragsregel; Zuschlag gemäß Tarifstelle.“ Bei Vertragsänderungen braucht die Fachperson die neue Fassung und den Beginn ihrer Anwendung. Eine unklare Abgeltungsklausel sollte vor der Abrechnung geprüft werden. Fehlende ausdrückliche Vereinbarungen bedeuten nicht automatisch fehlende Vergütung: § 612 BGB berücksichtigt unter bestimmten Voraussetzungen auch eine stillschweigend vereinbarte Vergütung.
Besteht ein Betriebsrat, berücksichtige seine Beteiligung bereits bei der Organisation der Mehrarbeit. Nach § 87 Absatz 1 Nummer 3 BetrVG unterliegt die vorübergehende Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit der Mitbestimmung, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Eine spätere Unterschrift auf der Auszahlungsliste ersetzt diese Beteiligung nicht.
2. Zeiterfassung und Zahlungsentscheidung auseinanderhalten
Die Zeiterfassung dokumentiert geleistete Arbeit; die Abrechnungsfreigabe legt fest, welche Positionen auf welcher Grundlage verarbeitet werden sollen. Nach den BMAS-Informationen zur Arbeitszeiterfassung ist die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen, einschließlich Beginn, Ende und Dauer. Du kannst die Erfassung Beschäftigten übertragen; verantwortlich für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorgaben bleibst Du als Arbeitgeber.
Empfehlung: Lass die Führungskraft zunächst prüfen, ob Buchungen vollständig und sachlich richtig sind. Vergleiche anschließend die Arbeitszeit mit der für die Person geltenden Sollzeit und den Kontoregeln. Ein Gleitzeitplus ist nicht ohne weitere Prüfung eine auszuzahlende Überstundenposition. Unterscheide außerdem zwischen „Zeit bestätigt“, „Auszahlung freigegeben“ und „Klärung offen“. So wird eine bestätigte Anwesenheitsbuchung nicht versehentlich als Zahlungsauftrag behandelt.
Fehlt eine vorherige Genehmigung, lösche die tatsächlich geleistete Zeit nicht aus dem Nachweis. Dokumentiere stattdessen den Sachverhalt und lass den Vergütungsanspruch prüfen. Halte insbesondere fest, wer die zusätzliche Arbeit veranlasst oder davon gewusst hat und warum sie erforderlich war. Die interne Freigabespalte dient der Bearbeitung, nicht dazu, ungeklärte Ansprüche ohne Prüfung auszuschließen.
3. Diese Angaben gehören in die Übergabeliste
Empfehlung: Verwende eine einheitliche Liste mit einer Zeile je Person, Zeitraum und Vergütungsart. Für unterschiedliche Zuschlagsarten sind getrennte Positionen übersichtlicher als ein Gesamtbetrag. Die folgende Zusammenstellung ist ein praktischer Mindestumfang für die Zusammenarbeit, kein gesetzlich vorgeschriebenes Dateiformat.
| Angabe | Was Du konkret übergibst |
|---|---|
| Zuordnung | Personalnummer, Name und betroffener Arbeitsmonat |
| Zeitnachweis | Arbeitstag, Beginn, Ende, Pausen und daraus ermittelte Arbeitsdauer |
| Bewertung | Sollzeit, relevante Kontoregel und abrechenbare zusätzliche Stunden |
| Verwendung | Auszahlung, Zeitgutschrift oder noch offene Entscheidung |
| Vergütung | Stundenwert beziehungsweise Berechnungsregel und gesonderte Zuschlagsbasis |
| Freigabe | Verantwortliche Person, Datum, Umfang und gegebenenfalls Rückfrage |
| Version | Eindeutiger Bearbeitungsstand und Bezug zu früheren Übergaben |
Lege das Zeitformat ausdrücklich fest. Eine Stunde und 30 Minuten sind 1,50 Dezimalstunden, nicht 1,30. Übernimm auch nicht ungeprüft die gesamte Anwesenheitsdauer als Arbeitszeit: Ruhepausen gehören grundsätzlich nicht dazu; für den Bergbau unter Tage enthält § 2 Absatz 1 ArbZG eine Sonderregel. Bei Schichten über Mitternacht empfehle ich getrennte Zeitabschnitte, damit Tageswechsel und mögliche Zuschlagszeiten erkennbar bleiben.
4. Grundvergütung und Zuschläge getrennt übergeben
Es gibt keinen allgemeinen gesetzlichen Überstundenzuschlag. Ob und in welcher Höhe ein Zuschlag geschuldet ist, muss anhand der einschlägigen Regelung geklärt werden. Die BMAS-Broschüre „Arbeitsrecht“, Seiten 44–45, nennt als mögliche Anspruchsgrundlagen Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, betriebliche Übung und einzelvertragliche Regelung. Die dortigen Ausführungen zu Zuschlägen sind von den Seiten 33–34 zur Arbeitszeit und Überstundenpflicht zu unterscheiden.
Davon zu unterscheiden ist der gesetzliche Ausgleich für Nachtarbeitnehmer: Soweit tarifvertragliche Ausgleichsregelungen fehlen, verlangt § 6 Absatz 5 ArbZG angemessene bezahlte freie Tage oder einen angemessenen Zuschlag für die während der Nachtzeit geleisteten Stunden. Das ist kein allgemeiner Zuschlag für jede Überstunde.
Überstunden sind auch nicht allein wegen ihrer Bezeichnung steuerfrei. Die Lohnsteuer-Richtlinie R 3b Absatz 1 stellt klar, dass reine Mehrarbeitszuschläge nicht zu den nach § 3b EStG begünstigten Zuschlägen gehören. Deshalb solltest Du zusätzliche Stundenvergütung, Überstundenzuschlag und Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschlag nicht zu einer vermeintlich steuerfreien Sammelposition zusammenfassen.
§ 3b EStG begünstigt unter seinen Voraussetzungen zusätzlich gezahlte Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Für die steuerliche Berechnung ist der Grundlohn auf höchstens 50 Euro je Stunde begrenzt. Sozialversicherungsrechtlich gilt für diese Zuschläge eine andere Grenze von 25 Euro; außerdem bestehen Besonderheiten in Unfallversicherung und Seefahrt, siehe § 1 SvEV. Übergib daher tatsächliche Zeitabschnitte und Berechnungsgrundlagen statt nur eines fertigen „Nettobetrags“.
5. Beispiel: Acht Stunden ohne Doppelzählung verteilen
Angenommen, nach Prüfung stehen für Oktober acht zusätzliche Stunden fest. Die wirksame betriebliche Regel erlaubt im Beispiel, fünf Stunden auszuzahlen und drei Stunden gutzuschreiben. Für die Auszahlung sind 20 Euro je Stunde und ein vereinbarter Überstundenzuschlag von 25 Prozent vorgesehen. Alle Stunden liegen werktags tagsüber. Diese Annahmen dienen nur der Darstellung und sind keine allgemeingültige Berechnungsregel.
- Grundvergütung: fünf Stunden × 20 Euro = 100 Euro.
- Vereinbarter Zuschlag: fünf Stunden × 20 Euro × 25 Prozent = 25 Euro.
- Auszahlungsauftrag: 125 Euro brutto zusätzlich; die Fachperson prüft die Abgabenbehandlung.
- Zeitkonto: drei Stunden Gutschrift, ohne erneute Auszahlung dieser Stunden.
Verknüpfe beide Verwendungen mit demselben Zeitnachweis. Die Kontrollrechnung lautet: acht geprüfte Stunden gleich fünf Auszahlungsstunden plus drei Kontostunden. Würdest Du acht Stunden auf das Zeitkonto buchen und zusätzlich fünf auszahlen, entstünde eine Doppelberücksichtigung. Weise vorhandene Altbestände getrennt aus, damit niemand den gesamten Kontosaldo für den aktuellen Monatszugang hält.
6. Fristen, Auffälligkeiten und Korrekturen organisieren
Empfehlung: Vereinbare intern einen Termin für die Zeitprüfung und einen zweiten für die Übergabe an die Lohnbuchhaltung. Diese Organisationstermine verschieben keine gesetzlichen Fälligkeiten. Für Mindestlohnansprüche nennt § 2 MiLoG die vereinbarte Fälligkeit und spätestens den letzten Bankarbeitstag des Folgemonats. Für schriftlich vereinbarte Arbeitszeitkonten gelten besondere Voraussetzungen, Ausgleichsfristen und Grenzen. Ein bloßes Verschieben in die nächste Abrechnung ist deshalb keine verlässliche Standardlösung.
Prüfe auffällige Zeitnachweise zusätzlich arbeitszeitrechtlich. § 3 ArbZG geht grundsätzlich von acht Stunden werktäglich aus; bis zu zehn Stunden sind bei entsprechendem Durchschnittsausgleich möglich. Sonderregelungen und Ausnahmen sind gesondert zu prüfen. Eine Auszahlungsfreigabe ersetzt diese Prüfung nicht. Für die Nachweise nach § 16 Absatz 2 ArbZG gilt eine Mindestaufbewahrung von zwei Jahren; daraus folgt keine einheitliche Löschfrist für sämtliche Abrechnungsunterlagen.
Kommt nach der Übergabe eine Änderung, sende eine eindeutig bezeichnete Korrektur mit Personalnummer, ursprünglichem Zeitraum, alter Position und neuer Entscheidung. Überschreibe nicht stillschweigend die bereits übermittelte Datei. Lass Dir bestätigen, welche Fassung verarbeitet wurde. Abschließend vergleichst Du Stunden, Zuschläge und Kontobewegungen mit dem freigegebenen Auftrag. So bleibt nachvollziehbar, was Beschäftigte erfasst, Führungskräfte geprüft und die Lohnbuchhaltung tatsächlich abgerechnet haben.
Quellen
Abrufdatum aller Quellen: 05.11.2026. Gesetzestexte: Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Arbeitsrecht, Seiten 33–34 und 44–45; Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung.
- Gesetze im Internet: § 612 BGB; § 87 BetrVG.
- Gesetze im Internet: ArbZG, insbesondere §§ 2 und 6; § 3 ArbZG; § 16 ArbZG.
- Bundesministerium der Finanzen: Lohnsteuer-Handbuch 2026, R 3b. Gesetze im Internet: § 3b EStG; § 1 SvEV.
- Gesetze im Internet: Mindestlohngesetz, insbesondere § 2.
