Für die Abrechnung brauchst Du bei beiden Vergütungsformen zuerst die gültige Vereinbarung und danach die Veränderungen des jeweiligen Monats. Beim festen Monatsgehalt ist der vereinbarte Bruttobetrag der Ausgangspunkt; beim Stundenlohn sind es Stundensatz und vergütungsrelevante Stunden. Unsere praktische Empfehlung: Übergib diese Grundlagen getrennt. Eine Stundenliste ersetzt keine Vergütungsvereinbarung, und ein unverändertes Gehalt bedeutet nicht, dass Fehlzeiten oder zusätzliche Zahlungen unbeachtet bleiben können.
Stand: 05.11.2026. Der folgende Vergleich hilft Dir, die Unterlagen für Deine abrechnende Fachperson zusammenzustellen. Er ersetzt keine Prüfung besonderer Vertrags- oder Tarifregelungen.
Monatsgehalt und Stundenlohn: Welche Daten unterscheiden sich?
Die Tabelle ist eine organisatorische Arbeitshilfe. Sie beschreibt die Vorbereitung eines festen Monatsgehalts und einer stundenbezogenen Vergütung, nicht sämtliche denkbaren Vertragsmodelle. Insbesondere Arbeitszeitkonten oder verstetigte Zahlungen bei vereinbartem Stundenlohn brauchen eine gesonderte Zuordnung.
| Prüfpunkt | Festes Monatsgehalt | Stundenlohn |
|---|---|---|
| Grundlage | Vereinbarter Bruttomonatsbetrag mit regelmäßiger Arbeitszeit | Vereinbarter Bruttostundensatz mit Arbeitszeitregelung |
| Monatliche Mengen | Arbeitsstunden nicht ungeprüft mit einem rechnerischen Stundensatz multiplizieren | Arbeitsstunden und gegebenenfalls bezahlte Ausfallstunden getrennt bereitstellen |
| Schwankende Arbeitstage | Beim verstetigten Gehalt nicht allein deshalb jeden Monat neu rechnen | Bei Abrechnung nach Monatsstunden können unterschiedliche Mengen unterschiedliche Beträge ergeben |
| Zusätzliche Arbeit | Auszahlung, Abgeltungsregelung oder Zeitkonto vorab klären lassen | Grundvergütung und mögliche Zuschläge auseinanderhalten |
| Änderung im Monat | Alten und neuen Betrag sowie Wirksamkeitsdatum melden | Stunden den jeweils gültigen Stundensätzen zuordnen |
| Typischer Übergabefehler | Einmalige Prämie wird versehentlich zum dauerhaften Gehalt | Urlaub, Feiertag oder Krankheit fehlt vollständig in der Stundenaufstellung |
Dass ein verstetigtes Monatsgehalt trotz unterschiedlicher Werktagszahlen gleichbleibt, erläutert auch das BMAS in den Hinweisen zum Mindestlohn-Rechner. Daraus folgt aber keine allgemeine Berechnungsregel für Überstunden oder Teilmonate.
Erst die Vereinbarung erfassen, dann den Monat ergänzen
Zum nachzuweisenden Vertragsinhalt gehören unter anderem Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen und Sonderzahlungen sowie Fälligkeit und Auszahlungsart. Auch die vereinbarte Arbeitszeit ist erfasst. Grundlage ist § 2 NachwG. Für die Abrechnungsvorbereitung solltest Du diese Angaben deshalb nicht auf ein einziges Feld „Gehalt“ reduzieren.
Praktische Empfehlung: Lege je Person einen Vergütungsdatensatz mit Personalnummer, Vergütungsart, Bruttobetrag beziehungsweise Stundensatz, Wochenarbeitszeit, Arbeitszeitverteilung und Gültigkeitsbeginn an. Vermerke die zugrunde liegende Vereinbarung und anwendbare Tarifregelungen. Eine dauerhafte Funktionszulage gehört als eigener Bestandteil dazu; eine einmalige Novemberprämie dagegen in die Monatsbewegungen.
In die monatliche Übergabe kommen dann nur die betreffenden Mengen, zusätzlichen Beträge und Änderungen. Kennzeichne ausdrücklich, ob eine Mitteilung dauerhaft oder einmalig gilt. „Ab November 200 Euro mehr“ ist unvollständig: Gemeint sein könnten eine Gehaltserhöhung, eine befristete Zulage oder eine einzelne Prämie. Lass diese Entscheidung vor der Erfassung klären, statt die Formulierung im Lohnsystem zu interpretieren.
Umrechnen: Der Nenner muss zum Zweck passen
Eine rechnerische Stundenvergütung kann beim Vergleich zweier Angebote helfen. Sie ist jedoch nicht automatisch der für jede Abrechnungsfrage verbindliche Stundenwert. Der BMAS-Rechner bezieht sich ausdrücklich auf ein verstetigtes Monatsgehalt ohne Überstunden und weist auf Besonderheiten bei Zuschlägen und Branchenmindestlöhnen hin. Nutze eine solche Orientierung deshalb nicht ungeprüft als Regel für jede Lohnart.
Rechenbeispiel zur Orientierung: Bei 3.120 Euro Monatsgehalt und 40 Wochenstunden ergeben 52 Wochen geteilt durch zwölf Monate durchschnittlich 173,333… Stunden monatlich. 3.120 Euro geteilt durch diesen ungerundeten Wert ergeben 18 Euro je Stunde. Das ist eine ausdrücklich gewählte Durchschnittsrechnung, kein pauschal gesetzlich vorgeschriebener Nenner. Eine Rechnung mit nur vier Wochen käme auf 160 Stunden und damit auf 19,50 Euro – also auf einen anderen Vergleichswert.
Praktische Empfehlung: Halte bei jeder Umrechnung fest, wofür sie gebraucht wird: Angebotsvergleich, Überstundenauszahlung oder Teilmonatsberechnung. Die Fachperson prüft die dafür maßgebliche Grundlage. Bei Eintritt, Austritt oder unbezahlter Freistellung im laufenden Monat solltest Du insbesondere nicht eigenständig zwischen Kalendertagen, Arbeitstagen und einer Dreißigstelrechnung wechseln. Übergib zunächst die genauen Daten und die einschlägige Regelung.
Stundenlohn: Gearbeitete und bezahlte Ausfallzeit trennen
„Nur tatsächlich gearbeitet“ reicht als Abrechnungsgrundlage nicht aus. Fällt geplante Arbeitszeit wegen eines gesetzlichen Feiertags aus, ist grundsätzlich das ohne Ausfall zustehende Entgelt zu zahlen. § 2 EntgFG enthält allerdings auch die Ausnahme bei unentschuldigtem Fernbleiben am letzten Arbeitstag davor oder am ersten Arbeitstag danach. Entscheidend sind deshalb Arbeitszeitverteilung und konkreter Ausfallgrund.
Auch Krankheit braucht eine eigene Prüfung. § 3 EntgFG regelt den Anspruch grundsätzlich bis zu sechs Wochen und eine vierwöchige Wartezeit; wiederholte Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit kann die Anspruchsdauer beeinflussen. Für die Höhe ist nach § 4 EntgFG die regelmäßige Arbeitszeit maßgeblich. Zusätzliches Überstundenentgelt bleibt grundsätzlich außen vor; tarifliche Abweichungen der Bemessungsgrundlage sind möglich.
Beim Urlaubsentgelt gilt wiederum grundsätzlich der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten dreizehn Wochen ohne zusätzliches Überstundenentgelt. Dauerhafte Verdiensterhöhungen und bestimmte Verdienstkürzungen werden besonders behandelt; siehe § 11 BUrlG. Unsere Empfehlung: Melde Urlaubszeiträume separat und lass die passende Berechnung prüfen, statt jeden Urlaubstag blind mit acht Stunden anzusetzen.
Zwei Übergabebeispiele für denselben Abrechnungsmonat
Festes Gehalt mit einmaliger Prämie
Eine Mitarbeiterin erhält unverändert 3.120 Euro brutto monatlich. Zusätzlich sind für November einmalig 250 Euro brutto freigegeben. Übergib das Grundgehalt als bestehende Vereinbarung und die Prämie als gesonderte Monatsposition. Vermerke „einmalig, nur November 2026“ und die Freigabe. Für dieses vereinfachte Beispiel ergeben sich vor weiteren Bestandteilen 3.370 Euro brutto. Die Prämie darf nicht versehentlich den dauerhaft gespeicherten Grundbetrag erhöhen.
Stundenlohn mit bezahlter Ausfallzeit
Ein Mitarbeiter erhält 18 Euro brutto je Stunde. Freigegeben sind 144 Arbeitsstunden und acht krankheitsbedingt ausgefallene Stunden. Wenn der Entgeltfortzahlungsanspruch besteht und im vereinfachten Fall ebenfalls 18 Euro zugrunde liegen, ergeben sich 2.592 Euro Arbeitsvergütung plus 144 Euro Entgeltfortzahlung, zusammen 2.736 Euro brutto. Übergib trotzdem zwei getrennte Mengen. Die Gesamtsumme allein lässt weder den Ausfallgrund noch eine versehentliche Doppelzählung erkennen.
Änderungen und Zusatzstunden eindeutig freigeben
Praktische Empfehlung: Bei einer Stundensatzerhöhung mitten im Monat teilst Du die Stunden nach ihrem Leistungsdatum auf den alten und neuen Satz auf. Bei einer Gehaltsänderung meldest Du beide Beträge und das Wirksamkeitsdatum. Ergänze jeweils, ob sich auch Wochenarbeitszeit oder Arbeitszeitverteilung ändern. So muss die Fachperson nicht aus einer höheren Gesamtsumme auf die zugrunde liegende Vereinbarung schließen.
Zusatzstunden sollten eine eigene Entscheidung enthalten: Auszahlung, Zeitgutschrift oder zunächst Klärung. Melde Menge, Zeitraum und Freigabe getrennt von einem möglichen Zuschlag. Eine Bezeichnung wie „zehn Überstunden inklusive Zuschlag“ lässt offen, ob der übergebene Betrag nur den Zuschlag oder auch die Grundvergütung enthält. Dokumentiere außerdem, welche Stunden bereits im laufenden Entgelt oder in einem anderen Datensatz berücksichtigt sind.
Vor der Übergabe: Brutto prüfen, kein Netto versprechen
Übermittle grundsätzlich eindeutig bezeichnete Bruttowerte und verspreche daraus keinen festen Auszahlungsbetrag. Die Entgeltbescheinigungsverordnung, § 1 Absatz 2, unterscheidet Gesamtbrutto, gesetzliche Abzüge, Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag. Netto und tatsächliche Überweisung sind daher nicht zwingend identisch. Besteht bereits eine besondere Nettovereinbarung, gehört sie ausdrücklich zur fachlichen Prüfung; ein informeller Nettowunsch darf nicht stillschweigend als Bruttobetrag erfasst werden.
- Personalverantwortliche: Vereinbarung, Gültigkeitsdatum und dauerhafte Änderungen bestätigen.
- Führungskraft oder Zeitverantwortliche: Stunden, Fehlzeiten und Zusatzstunden sachlich prüfen.
- Abrechnende Fachperson: Berechnungsgrundlage, Lohnarten und Abzüge im Lohnsystem prüfen.
- Arbeitgeber: Ungeklärte Positionen entscheiden lassen und die Abrechnung vor Auszahlung kontrollieren.
Diese Zuständigkeitsverteilung ist eine organisatorische Empfehlung. Ein gemeinsamer Übergabestand mit Personalnummer, Monat und Versionsdatum hilft zusätzlich: Korrekturen ersetzen dann erkennbar den alten Stand, statt unbemerkt neben ihm abgerechnet zu werden.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 2 NachwG – Nachweispflicht. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Mindestlohn-Rechner mit Berechnungshinweisen. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 2 EntgFG – Entgeltzahlung an Feiertagen. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 3 EntgFG – Anspruch im Krankheitsfall. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 4 EntgFG – Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 11 BUrlG – Urlaubsentgelt. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 1 EBV – Inhalt der Entgeltbescheinigung. Abruf: 05.11.2026.
