Gib der zuständigen Lohnfachperson den voraussichtlichen Geburtstermin weiter, sobald er dir bekannt ist. Ergänze später Terminänderungen, den tatsächlichen Geburtstag und Nachweise, die eine andere Schutzfrist begründen. Für die Übergabe brauchst du außerdem eine eindeutige Personalzuordnung und aktuelle abrechnungsrelevante Angaben. Diagnosen gehören nicht in deine Änderungsnachricht. Wichtig: Eine Datenerfassung allein veranlasst weder die Auszahlung des Arbeitgeberzuschusses noch den U2-Antrag. Dafür braucht es einen ausdrücklich zugeordneten Bearbeitungsschritt im Fachsystem.
Stand: 05.11.2026. Der folgende Ablauf ist eine organisatorische Empfehlung für Arbeitgeber. Gesetzliche Pflichten sind jeweils gesondert benannt; besondere Beschäftigungs- und Versicherungsverhältnisse müssen individuell geprüft werden.
1. Schwangerschaft aufnehmen und zwei Wege anstoßen
Nach § 15 MuSchG soll eine Beschäftigte dir ihre Schwangerschaft und den voraussichtlichen Entbindungstag mitteilen, sobald sie von der Schwangerschaft weiß. Das ist keine starre Meldefrist in einer bestimmten Schwangerschaftswoche. Auf dein Verlangen soll sie ein ärztliches Zeugnis oder ein Zeugnis einer Hebamme beziehungsweise eines Entbindungspflegers vorlegen; dieses soll den voraussichtlichen Entbindungstag enthalten.
Warte anschließend nicht auf den nächsten Abrechnungstermin: Du musst die zuständige Aufsichtsbehörde nach § 27 Absatz 1 MuSchG unverzüglich benachrichtigen. Außerdem musst du die erforderlichen Schutzmaßnahmen unverzüglich festlegen und ein Gespräch über weitere Anpassungen anbieten, sobald dir die Schwangerschaft mitgeteilt wurde. Das bestimmt § 10 Absatz 2 MuSchG. Eine Nachricht an die Lohnabrechnung ersetzt diese Arbeitgeberaufgaben nicht.
Praktische Empfehlung: Lege zwei Zuständigkeiten fest: Eine Person kümmert sich um Arbeitsschutz und Behördenmitteilung, eine andere um Abrechnung und Meldungen. In kleinen Betrieben kann dieselbe Person beide Aufgaben übernehmen. Dokumentiere trotzdem getrennt, was erledigt wurde und was noch offen ist.
2. Diese Angaben gehören in die erste Übergabe
Nutze für die Lohnfachperson eine kurze, strukturierte Nachricht. Die folgende Zusammenstellung ist eine praktische Arbeitsliste, kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Bereits verlässlich vorhandene Stammdaten musst du nicht bei jeder Nachricht erneut versenden.
| Angabe | Was du konkret weitergibst |
|---|---|
| Personalzuordnung | Name und Personalnummer; bei mehreren Betrieben auch die Arbeitgeberzuordnung. |
| Voraussichtlicher Geburtstermin | Datum, Nachweisstatus und Datum einer späteren Berichtigung. |
| Beschäftigung | Aktuelle Arbeitszeit, bekannte Vertragsänderungen und gegebenenfalls ein vereinbartes Befristungsende. |
| Versicherung | Aktuelle Krankenkasse beziehungsweise Hinweis auf private oder Familienversicherung. |
| Abrechnungssonderfälle | Weitere Beschäftigungen, dauerhafte Entgeltänderungen und bereits bestehende relevante Abwesenheiten. |
| Bearbeitungsauftrag | Wer Schutzfrist, Zuschuss, Entgeltbescheinigung und spätere U2-Erstattung prüft. |
Mehrere Beschäftigungen sind nicht bloß eine Zusatzinformation: Nach § 20 Absatz 2 MuSchG werden die durchschnittlichen kalendertäglichen Arbeitsentgelte für den Arbeitgeberzuschuss zusammengerechnet. Die Arbeitgeber tragen den Zuschuss anteilig. Melde deshalb eine weitere Beschäftigung zur Abstimmung, statt den Zuschuss isoliert aus deinem eigenen Monatsentgelt berechnen zu lassen.
3. Schutzfristen planen, aber Änderungen offenhalten
Die Schutzfrist beginnt grundsätzlich sechs Wochen vor dem voraussichtlichen Entbindungstag. Nach der Geburt gelten grundsätzlich acht Wochen, bei Früh- oder Mehrlingsgeburten zwölf Wochen. Wird beim Kind vor Ablauf von acht Wochen nach der Entbindung eine Behinderung ärztlich festgestellt, verlängert sich die Frist nur auf Antrag der Frau auf zwölf Wochen. Grundlage sind § 3 Absätze 1 und 2 MuSchG; eine Übersicht bietet die AOK zu Mutterschutzfristen.
Kommt das Kind vor dem errechneten Termin, wird die nicht ausgeschöpfte vorgeburtliche Schutzfrist an die nachgeburtliche angehängt. Eine frühere Geburt ist aber nicht automatisch eine medizinische Frühgeburt mit zwölfwöchiger Grundfrist. Kommt das Kind später, verlängert sich die vorgeburtliche Schutzfrist entsprechend. Lass deshalb das endgültige Ende nach Eingang der Geburtsangaben neu prüfen, statt eine einmal berechnete Rückkehr unverändert stehen zu lassen. Maßgeblich ist ebenfalls § 3 MuSchG.
Vor der Entbindung darf die Beschäftigte während der sechswöchigen Schutzfrist ausdrücklich ihre Bereitschaft zur Arbeit erklären und diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Gib Erklärung, tatsächliche Arbeitszeiträume und Widerruf an die Lohnfachperson weiter. Eine solche Bereitschaft hebt andere Beschäftigungsverbote nicht auf. Nach der Entbindung gibt es für Arbeitnehmerinnen keine entsprechende allgemeine Wahlmöglichkeit (§ 3 MuSchG).
4. Nach der Geburt gezielt nachmelden
Praktische Empfehlung: Vereinbare bereits vor der Abwesenheit, an welche zuständige Person die Geburtsangaben gehen. Frage nicht nach dem gesamten Geburtsverlauf. Für die Fristenprüfung sind das tatsächliche Geburtsdatum und gegebenenfalls ein geeigneter Nachweis über Frühgeburt, Mehrlingsgeburt oder die Voraussetzungen der beantragten Verlängerung entscheidend.
Ein Beispiel für die Änderungsnachricht: „Personalnummer 104, tatsächliche Geburt am 02.11.2026, bisher hinterlegter Termin 12.11.2026. Bitte Schutzfristende, Zuschusszeitraum und erforderliche Meldungskorrekturen prüfen. Ein Nachweis über eine medizinische Frühgeburt liegt derzeit nicht vor.“ So trennst du gesicherte Tatsachen von offenen Punkten. Die Datumsangaben sind ein Muster, keine Fristberechnung.
Überschreibe den ursprünglichen Termin nicht kommentarlos. Halte als organisatorische Empfehlung fest, welcher Wert vorher galt, welcher Nachweis neu vorliegt und wann du die Änderung weitergegeben hast. Das hilft bei Rückfragen zu bereits abgerechneten Monaten. Bitte die Lohnfachperson außerdem um Bestätigung, ob eine Korrektur erforderlich war und erledigt wurde.
5. Beschäftigungsverbote ohne Diagnosen übergeben
Ein ärztliches Beschäftigungsverbot ist von einer Arbeitsunfähigkeit und von der regulären Schutzfrist zu unterscheiden. Nach § 16 MuSchG darfst du eine Schwangere insoweit nicht beschäftigen, wie ein ärztliches Zeugnis eine Gefährdung bei Fortdauer der Beschäftigung bestätigt. Für die praktische Bearbeitung braucht die zuständige Stelle Beginn, Umfang und gegebenenfalls Ende beziehungsweise zulässige Resttätigkeit, nicht eine Sammlung medizinischer Befunde.
Übermittle als praktische Datenschutzregel weder vollständige Mutterpasskopien noch Diagnosen in allgemeinen Freitextfeldern. Beschränke den Empfängerkreis auf die zuständigen Personen; § 27 Absatz 1 MuSchG verbietet die unbefugte Weitergabe der dort genannten Informationen an Dritte. Bei unklaren Bescheinigungen lässt du den notwendigen Umfang klären, statt selbst medizinisch zu interpretieren.
6. Fehl- und Totgeburten gesondert behandeln
Seit dem 01.06.2025 gelten nach Fehlgeburten gestaffelte Schutzfristen: zwei Wochen ab der 13., sechs Wochen ab der 17. und acht Wochen ab der 20. Schwangerschaftswoche. Die Beschäftigte kann sich ausdrücklich zur Arbeit bereit erklären und diese Erklärung widerrufen. Für die Bearbeitung sind Ereignisdatum, maßgebliche Schwangerschaftswoche, Nachweis und gegebenenfalls die Arbeitsbereitschaft relevant. Medizinische Ursachen brauchst du dafür nicht (Familienportal: Fehl- und Totgeburten).
Bei einer Totgeburt gilt grundsätzlich eine achtwöchige nachgeburtliche Schutzfrist. Eine frühere Beschäftigung ist auf ausdrückliches Verlangen erst nach Ablauf der ersten zwei Wochen und nur mit entsprechendem ärztlichem Zeugnis möglich. Lass die Einordnung und Fristberechnung durch die zuständige Fachperson prüfen; eine Fehlgeburt ist nicht pauschal als gewöhnliche Krankheitsabwesenheit zu erfassen. Das Familienportal erläutert auch die erforderliche Information und Nachweisführung.
7. Zahlung, Meldungen und U2 aktiv abschließen
Der Arbeitgeberzuschuss richtet sich grundsätzlich nach der Differenz zwischen 13 Euro und dem durchschnittlichen kalendertäglichen Nettoarbeitsentgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Schutzfristbeginn (§ 20 MuSchG). Melde dauerhafte Entgeltänderungen auch nach der ersten Übergabe; deren Berücksichtigung erläutert das TK-Beratungsblatt Mutterschutz und Beschäftigungsverbot. Die elektronische Entgeltbescheinigung für die Krankenkasse erfolgt im DTA EEL, wie die AOK zum Arbeitgeberzuschuss beschreibt.
Der gezahlte gesetzliche Zuschuss wird im U2-Verfahren grundsätzlich vollständig erstattet (§ 1 Absatz 2 AAG). Die Erstattung erfolgt auf elektronischen Antrag, nachdem die entsprechende Zahlung geleistet wurde (§ 2 AAG). Organisatorisch solltest du deshalb Zahlung und Erstattungsantrag getrennt kontrollieren: Wer hat die Auszahlung veranlasst, wer den Antrag gesendet und wer die Kassenrückmeldung geprüft?
Bei busta paga erfasst und pflegst du als Arbeitgeber die Personaldaten; die zuständige Fachperson erledigt Abrechnung und Meldungen im Lohnsystem. Das Kundenportal berechnet keinen Mutterschaftszuschuss und versendet keine U2-Anträge. Stimme erforderliche Nachweise über den vereinbarten sicheren Übermittlungsweg ab; ein Belegupload im Portal steht dafür derzeit nicht zur Verfügung.
Abschlusskontrolle als Empfehlung: Betrachte den Vorgang erst dann als bearbeitet, wenn Termine geprüft, Abrechnung erstellt, Auszahlung veranlasst und notwendige Anträge sowie Rückmeldungen kontrolliert sind. Eine gespeicherte Änderungsnachricht ist dafür kein Ersatz. Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz: § 15 MuSchG – Mitteilungen und Nachweise. Abruf: 05.11.2026.
- Dieselben Herausgeber: § 27 MuSchG – Arbeitgebermitteilungen und Weitergabe. Abruf: 05.11.2026.
- Dieselben Herausgeber: Mutterschutzgesetz, insbesondere §§ 3, 10 und 16. Abruf: 05.11.2026.
- Dieselben Herausgeber: § 20 MuSchG – Arbeitgeberzuschuss. Abruf: 05.11.2026.
- Dieselben Herausgeber: § 1 AAG – Erstattungsanspruch und § 2 AAG – Erstattungsverfahren. Abruf: 05.11.2026.
- AOK, Fachportal für Arbeitgeber: Mutterschutz: Fristen und Anspruch sowie Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld. Abruf: 05.11.2026.
- Familienportal des Bundes: Welche Regelungen gelten bei Fehl- und Totgeburten? Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Beratungsblatt Mutterschutz und Beschäftigungsverbot, insbesondere Abschnitte 4.2 und 4.5. Abruf: 05.11.2026.
