Wenn Du Elternzeit für die Lohnbuchhaltung vorbereiten willst, übergib vor allem die Anmeldung mit Eingangsdatum, das Geburtsdatum des Kindes, genaue Abwesenheitszeiträume und jede vereinbarte Teilzeit. Trenne dabei die arbeitsrechtliche Elternzeit von Mutterschutz und Elterngeld. Die folgende Arbeitsliste zeigt Dir, welche Informationen Du zusammenträgst und welche Entscheidungen vor der nächsten Abrechnung geklärt sein sollten. Die organisatorischen Schritte sind Empfehlungen; gesetzliche Vorgaben sind jeweils verlinkt.
Stand: 5. November 2026. Der Leitfaden unterstützt die betriebliche Vorbereitung und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
1. Elternzeit, Elterngeld und Mutterschutz getrennt erfassen
Elternzeit betrifft die Freistellung im Arbeitsverhältnis. Ohne Erwerbstätigkeit während dieser Zeit wird grundsätzlich kein Lohn gezahlt; vereinbarte Teilzeitarbeit bleibt möglich. Elterngeld ist dagegen eine gesondert zu beantragende staatliche Leistung. Eine Elternzeitanmeldung beim Arbeitgeber ersetzt diesen Antrag nicht. Grundlage sind die Erläuterungen zur Elternzeit und die Informationen zum Elterngeldantrag des Familienportals.
Mutterschutz erhält einen eigenen Zeitraum. Nach der Entbindung beträgt die Schutzfrist regelmäßig acht Wochen, bei Früh- und Mehrlingsgeburten zwölf Wochen. Bei innerhalb von acht Wochen festgestellter Behinderung des Kindes gilt die Verlängerung auf Antrag der Mutter. Bei vorzeitiger Entbindung kommen außerdem nicht verbrauchte Tage der vorgeburtlichen Schutzfrist hinzu. Lass deshalb das tatsächliche Schutzfristende feststellen, statt pauschal acht Wochen einzutragen. Maßgeblich ist § 3 MuSchG.
2. Anmeldung nach Geburtsdatum und Beginn prüfen
Für die Form zählt nicht allein, wann die Anmeldung eingeht. Entscheidend ist auch das Geburtsdatum des Kindes. Die aktuelle Textformregel in § 16 BEEG darfst Du wegen der Übergangsregelungen des § 28 BEEG nicht unterschiedslos auf ältere Geburten anwenden.
| Geburtsdatum des Kindes | Form der Elternzeitanmeldung |
|---|---|
| Bis einschließlich 30. April 2025 | Schriftform: grundsätzlich Papier mit eigenhändiger Unterschrift; eine gewöhnliche E-Mail genügt nicht. |
| Ab 1. Mai 2025 | Textform genügt, beispielsweise eine E-Mail. Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht erforderlich. |
Diese Abgrenzung bestätigt die Techniker für Arbeitgeber. Bei Adoption ist nach § 28 BEEG die Aufnahme mit dem Ziel der Adoption maßgeblich. Empfehlung: Bewahre die Anmeldung samt nachvollziehbarem Zugang auf und kennzeichne ungeklärte Formfragen, bevor Du den Zeitraum als abschließend geprüft weitergibst.
Die reguläre Anmeldefrist beträgt vor dem dritten Geburtstag sieben Wochen, für Elternzeit zwischen dem dritten und achten Geburtstag 13 Wochen. Bei dringenden Gründen, etwa einer Frühgeburt, kann ausnahmsweise eine angemessene kürzere Frist gelten. Für eine unmittelbar anschließende Elternzeit der Mutter enthält § 16 Absatz 2 zusätzlich eine Nachholmöglichkeit bei unverschuldeter Verhinderung. Einzelheiten erläutert das Familienportal zur Anmeldung.
Bei Beginn vor dem dritten Geburtstag müssen Beschäftigte zugleich festlegen, wann sie innerhalb von zwei Jahren Elternzeit nehmen. Bei der Mutter werden unmittelbar vorangehende Mutterschutzzeiten und gegebenenfalls anschließender Erholungsurlaub auf diesen Bindungszeitraum angerechnet. Du musst die Elternzeit bescheinigen. Rechtsgrundlage ist § 16 Absatz 1 BEEG.
3. Ein vollständiges Übergabeblatt zusammenstellen
Empfehlung: Fasse die Angaben auf einem Übergabeblatt zusammen, statt mehrere E-Mail-Verläufe unkommentiert weiterzuleiten. Trenne bestätigte Daten von vorläufigen Planungen. Für die Vorbereitung der Abrechnung ist folgende Zusammenstellung hilfreich:
- Personalnummer, Name und betroffener Beschäftigungsbetrieb.
- Geburtsdatum beziehungsweise zunächst errechneter Geburtstermin; bei Adoption das maßgebliche Aufnahmedatum.
- Anmeldung, Eingangsdatum und Arbeitgeberbescheinigung mit eindeutigem Beginn und letztem Elternzeittag.
- Getrennte Zeiträume für Mutterschutz, anschließenden Urlaub und Elternzeit.
- Teilzeitvereinbarung mit Beginn, Ende, Wochenstunden, Vergütung und Verteilung der Arbeitstage.
- Krankenversicherung und bekannte Änderungen; außerdem geplante Sonderzahlungen oder weiterlaufende Sachbezüge.
- Resturlaub, Entscheidung über eine mögliche Urlaubskürzung und zuständige Kontaktperson für Rückfragen.
Notiere bei einer Anmeldung „ab Geburt“ den errechneten Termin nur als vorläufigen Bezugspunkt. Nach der Geburt ergänzt Du das tatsächliche Datum und lässt den Zeitraum konkretisieren. Eine spätere Geburt verschiebt den Beginn entsprechend; Elternzeit kann nicht schon vor der Geburt beginnen. Darauf weist das Familienportal ausdrücklich hin.
4. Entgelt und Teilzeit vor dem Abrechnungstermin klären
Empfehlung: Lass für den ersten und letzten betroffenen Abrechnungsmonat ausdrücklich prüfen, bis beziehungsweise ab welchem Tag Entgelt abzurechnen ist. Übermittle auch offene Provisionen, Sonderzahlungen, Dienstwagennutzung und andere weiterlaufende Leistungen. Die Information „kein laufendes Gehalt“ beantwortet noch nicht, ob weitere Abrechnungspositionen vorhanden sind. Gib deshalb nicht nur einen Nullbetrag, sondern die zugrunde liegende Vereinbarung weiter.
Teilzeit beendet die arbeitsrechtliche Elternzeit nicht automatisch. Für Kinder ab dem 1. September 2021 sind grundsätzlich höchstens 32 Wochenstunden im Monatsdurchschnitt erlaubt; bei früher geborenen Kindern gilt die frühere 30-Stunden-Grenze. Eine gesetzliche Sonderregel besteht für geeignete Kindertagespflegepersonen. Prüfe dafür § 15 Absatz 4 BEEG, die Übergangsvorschrift und die TK-Erläuterung zu älteren Geburten.
Beispiel: Eine Beschäftigte bleibt arbeitsrechtlich in Elternzeit, arbeitet aber ab 1. Dezember 2026 vereinbart 20 Stunden wöchentlich. Empfehlung: Übermittle den Teilzeitbeginn als eigene Änderung mit Vergütung und Befristung. Erfasse nicht einfach die gesamte Elternzeit als unbezahlte Abwesenheit. Ob ein durchsetzbarer Anspruch auf die gewünschte Teilzeit besteht, ist eine gesonderte arbeitsrechtliche Prüfung und nicht allein eine Abrechnungsentscheidung.
5. Unterbrechungsmeldung und Elternzeitmeldungen unterscheiden
Die zuständige Abrechnungsfachperson muss zwei Meldearten auseinanderhalten. Bei einer entgeltlosen Unterbrechung von mindestens einem vollen Kalendermonat ist grundsätzlich eine Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit mit Grund 52 zu prüfen. Wurde bereits wegen Mutterschaftsgeld eine Unterbrechungsmeldung mit Grund 51 abgegeben, folgt nicht einfach nochmals Grund 52. Das erläutert die Deutsche Rentenversicherung, Abschnitt 4.1.6.7. Die reguläre Frist beträgt nach § 9 DEÜV zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats.
Daneben gibt es gesonderte Elternzeitmeldungen mit Grund 17 für den Beginn und 37 für das Ende. Sie betreffen gesetzlich Krankenversicherte bei Entgeltunterbrechung; bei krankenversicherungspflichtiger Beschäftigung muss diese mindestens einen Kalendermonat dauern. Bei freiwillig gesetzlich Versicherten gilt diese Mindestdauer nicht. Die Meldung erfolgt mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen. Grundlage ist § 12 Absatz 6 DEÜV. Für privat Versicherte und geringfügig Beschäftigte entfallen diese gesonderten Elternzeitmeldungen, wie die TK erläutert.
Wichtig bei Teilzeit: Beginnt beim selben Arbeitgeber eine mehr als geringfügige Beschäftigung, wird der gesonderte Elternzeit-Meldezeitraum beendet, obwohl die arbeitsrechtliche Elternzeit fortbestehen kann. Nach Ende dieser Beschäftigung kann eine neue Beginnmeldung nötig werden. Für Elternzeiten mit Beginn vor 2024 bestehen Übergangsbesonderheiten. Lass solche Fälle im Lohnsystem prüfen; die TK beschreibt diese Fallgruppen.
6. Urlaub, Bescheinigungen und Rückkehr nachhalten
Du kannst den Jahresurlaub für jeden vollen Kalendermonat Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Das gilt nicht bei Teilzeitarbeit während der Elternzeit bei Dir. Eine pauschale Kürzung für angefangene Monate passt daher nicht. Vorher nicht verbrauchter Resturlaub ist nach der Elternzeit im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr zu gewähren. Grundlage ist § 17 BEEG. Empfehlung: Dokumentiere Deine Kürzungsentscheidung und den verbleibenden Urlaub nachvollziehbar.
Für das Elterngeldverfahren können Einkommens- und Arbeitszeitnachweise erforderlich sein. Nach § 9 BEEG musst Du der zuständigen Behörde die erforderlichen Angaben auf Verlangen bescheinigen. Empfehlung: Lege fest, wer solche Anforderungen empfängt und an die Lohnbuchhaltung weitergibt.
Verlängerungen und vorzeitige Beendigungen brauchen grundsätzlich Deine Zustimmung; gesetzliche Ausnahmen gelten insbesondere für neue Mutterschutzfristen und bestimmte Härtefälle nach § 16 Absatz 3 BEEG. Empfehlung: Plane eine Wiedervorlage vor der Rückkehr. Gleiche Enddatum, Arbeitszeit und Vergütung ab und übermittle jede bestätigte Änderung rechtzeitig vor dem Abrechnungsschluss. So arbeitet die Lohnbuchhaltung nicht mit einem überholten Planungsstand.
Quellen
Abruf aller Quellen: 05.11.2026. Gesetzestexte: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet. Weitere Herausgeber sind jeweils genannt.
- BEEG: § 16 Anmeldung und Änderungen, § 28 Übergangsrecht, § 15 Teilzeit, § 17 Urlaub, § 9 Nachweise.
- MuSchG, § 3 Schutzfristen; DEÜV: § 9 und § 12 Absatz 6.
- Familienportal des Bundes: Elternzeit, Anmeldung, Elterngeldantrag.
- Die Techniker: Anmeldung und Form; Meldeverfahren zur Elternzeit.
- Deutsche Rentenversicherung: Meldungen 2026, Abschnitte 4.1.6.7 und 4.1.6.8.
