Urlaub, Krankheit und unbezahlte Fehlzeiten brauchen getrennte Abwesenheitsarten: Bezahlter Erholungsurlaub, krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit und eine Unterbrechung ohne Entgeltanspruch haben unterschiedliche Abrechnungsfolgen. Die Grundlagen stehen im Bundesurlaubsgesetz, im Entgeltfortzahlungsgesetz und in § 7 Absatz 3 SGB IV. Für Deine Praxis heißt das: Erst den Grund und den Zahlungsanspruch klären, dann den Abrechnungsschlüssel wählen. Eine Kalenderfarbe allein reicht nicht.
Dieser Vergleich behandelt typische Arbeitnehmerfälle zum Stand 05.11.2026. Er ist eine allgemeine Orientierung, keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Elternzeit, Pflegezeiten und die Betreuung erkrankter Kinder solltest Du als eigene Sachverhalte prüfen, statt sie unter „unbezahlt“ zusammenzufassen.
Die drei Abwesenheiten im direkten Vergleich
| Prüfpunkt | Erholungsurlaub | Arbeitsunfähigkeit | Vereinbarte unbezahlte Freistellung |
|---|---|---|---|
| Ausgangspunkt | Gewährter bezahlter Urlaub | Krankheit verhindert die Arbeitsleistung | Vereinbarte Freistellung ohne Entgeltanspruch |
| Entgelt | Urlaubsentgelt nach § 11 BUrlG | Entgeltfortzahlung, soweit deren Voraussetzungen erfüllt sind | Kein Entgelt für den vereinbarten Zeitraum |
| Zeitliche Besonderheit | Verbrauch gewährter Urlaubstage | Regelmäßig höchstens sechs Wochen; Wartezeit und Vorerkrankungen prüfen | Sozialversicherungsrechtliche Monatsfrist beachten |
| Unterlagen für die Abrechnung | Gewährungsentscheidung und Zeitraum | AU-Zeitraum, Nachweisstatus, gegebenenfalls anrechenbare Vorzeiten | Vereinbarung mit Beginn, Ende und Rückkehrtermin |
| Typischer Fehler | Urlaubsentgelt und Krankheit identisch berechnen | Jede neue Bescheinigung als neuen Zahlungsanspruch behandeln | Entgeltminderung mit sofortiger SV-Abmeldung gleichsetzen |
Rechtsgrundlagen der Gegenüberstellung sind §§ 1, 9 und 11 BUrlG, §§ 3 bis 5 EntgFG sowie § 7 Absatz 3 SGB IV. Die genannten Übergabeunterlagen sind eine praktische Empfehlung für einen nachvollziehbaren Abrechnungsprozess.
Urlaub: bezahlt, aber mit eigener Berechnungsgrundlage
Das Urlaubsentgelt bemisst sich grundsätzlich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn, ohne zusätzlich gezahlten Überstundenverdienst. Dauerhafte Verdiensterhöhungen sind zu berücksichtigen; Kürzungen wegen Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis bleiben außer Betracht. Nicht weitergewährte Sachbezüge sind angemessen in Geld abzugelten. § 11 Absatz 2 sieht die Auszahlung vor Urlaubsantritt vor. Prüfe deshalb bei variabler Vergütung die Berechnung gesondert. Maßgeblich ist § 11 BUrlG.
Praxisempfehlung: Übermittle nicht nur „fünf Tage Urlaub“, sondern auch den Zeitraum und die betroffenen planmäßigen Arbeitstage. Die abrechnende Fachperson sollte erkennen können, welche Vergütungsbestandteile sie prüfen muss. Eine bereits vorhandene Urlaubsliste ersetzt diese Zuordnung nicht.
Krankheit: Arbeitsunfähigkeit und Zahlungsanspruch getrennt prüfen
Für die gesetzliche Entgeltfortzahlung muss eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit vorliegen, die ohne anspruchsschädliches Verschulden an der Arbeitsleistung hindert. Der Anspruch entsteht nach vier Wochen ununterbrochener Beschäftigung und besteht grundsätzlich bis zu sechs Wochen. Bei erneuter Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit entsteht ein weiterer Sechswochenanspruch, wenn zuvor mindestens sechs Monate keine Arbeitsunfähigkeit deswegen bestand oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind. Grundlage ist § 3 EntgFG.
Für die Höhe gilt grundsätzlich das Entgeltausfallprinzip: Fortzuzahlen ist das Entgelt der maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit. Zusätzliches Überstundenentgelt und bestimmte nicht entstandene Aufwendungen gehören nicht dazu. Bei ergebnisabhängiger Vergütung zählt der erzielbare Durchschnittsverdienst; tarifliche Abweichungen der Bemessungsgrundlage sind möglich. Du darfst deshalb die Urlaubsberechnung nicht ungeprüft übernehmen. Siehe § 4 EntgFG.
Nach ausgeschöpfter Entgeltfortzahlung bleibt der Abwesenheitsgrund Arbeitsunfähigkeit. Er wird nicht zu vereinbartem unbezahltem Urlaub. Ob Krankengeld besteht, hängt vom Versicherungsstatus und den gesetzlichen Voraussetzungen ab; § 44 SGB V enthält auch Ausschlüsse. Lass die weitere Behandlung mit der Krankenkasse und der abrechnenden Fachperson klären.
Krankmeldung und Nachweis sind nicht dasselbe
Beschäftigte müssen Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Bei mehr als drei Kalendertagen ist grundsätzlich spätestens am folgenden Arbeitstag ein ärztlicher Nachweis erforderlich; Du darfst ihn früher verlangen. Für gesetzlich Versicherte tritt im Regelfall die ärztliche Feststellung mit anschließendem Arbeitgeberabruf an die Stelle der Vorlage. Ausnahmen bestehen unter anderem bei privatärztlicher Feststellung und Minijobs in Privathaushalten. Für Auslandsfälle gelten zusätzliche Mitteilungspflichten. Die Einzelheiten regelt § 5 EntgFG.
Unbezahlte Fehlzeit: erst den Anspruch klären, dann kürzen
Nicht jede private Verhinderung ist automatisch unbezahlt. § 616 BGB erhält unter seinen Voraussetzungen den Vergütungsanspruch bei einer verhältnismäßig nicht erheblichen, unverschuldeten persönlichen Verhinderung. Prüfe deshalb den konkreten Anlass und die einschlägigen Vertrags- und Tarifregelungen, bevor Du eine unbezahlte Fehlzeit meldest. Eine fehlende Urlaubsbuchung beweist noch keinen fehlenden Zahlungsanspruch.
Praxisempfehlung: Halte bei vereinbarter unbezahlter Freistellung Beginn, Ende, ausgesetzte Vergütung und geplante Rückkehr schriftlich fest. Lass außerdem prüfen, nach welcher einschlägigen Berechnungsgrundlage ein angebrochener Entgeltmonat abgerechnet wird. Verwende keine pauschale Tageskürzung allein deshalb, weil Dein Kalender einzelne Fehltage zählt.
Sozialversicherungsrechtlich gilt die entgeltliche Beschäftigung bei fortdauerndem Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich längstens einen Monat ohne Entgeltanspruch als fortbestehend. Das ist kein zusätzlicher Zahlungsanspruch. Die Monatsregel gilt außerdem nicht unterschiedslos für Krankengeldbezug, Elternzeit oder bestimmte Pflegezeiten; diese Fälle nimmt § 7 Absatz 3 SGB IV ausdrücklich aus.
Dauert der unbezahlte Urlaub länger, ist zum Ende der Monatsfrist eine SV-Abmeldung erforderlich. Für einen durchgehenden Entgeltausfall ab 16. November reicht diese Frist beispielsweise bis 15. Dezember, nicht nur bis Monatsende November. Die anschließende Krankenversicherung muss die beschäftigte Person klären. Siehe die TK-Erläuterung zum unbezahlten Urlaub. Die Deutsche Rentenversicherung erklärt zudem, weshalb innerhalb der fortbestehenden Beschäftigung SV-Tage nicht einfach entsprechend der Entgeltkürzung entfallen.
Überschneidung: Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs
Beispiel: Fünf Arbeitstage sind als Urlaub gewährt; für zwei davon wird Arbeitsunfähigkeit ärztlich nachgewiesen. Diese zwei Tage werden nach § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Für die Zahlung prüfst Du die Entgeltfortzahlung gesondert. Empfohlener Ablauf: Zeitraum abgleichen, Urlaubskonto berichtigen, Zahlungsanspruch prüfen und die Korrektur an die Abrechnung geben. Verändere nicht bloß die Kalenderfarbe.
Gesundheitsdetails gehören nicht in den Teamkalender
Die eAU-Rückmeldung an Arbeitgeber enthält keine Diagnose und keine Angaben zur behandelnden Praxis. Das bestätigt die TK-Information zum Arbeitgeberabruf. Gesundheitsdaten dürfen im Beschäftigungsverhältnis nicht beliebig gesammelt werden; § 26 Absatz 3 BDSG knüpft ihre Verarbeitung insbesondere an Erforderlichkeit und Schutzinteressen.
Praxisempfehlung: Zeige im breit zugänglichen Teamkalender nur die für die Einsatzplanung benötigte Abwesenheit. Führe Nachweisstatus und Zahlungsprüfung getrennt mit beschränktem Zugriff. Freitext wie „Operation wegen …“ hilft der laufenden Lohnabrechnung regelmäßig nicht. Kläre erforderliche Sonderinformationen gezielt mit der zuständigen Fachperson, statt medizinische Unterlagen vorsorglich weiterzugeben.
Der Kalender ist kein Lohnkonto: so organisierst Du die Übergabe
Ein Kalender beantwortet, wer voraussichtlich fehlt. Für die Abrechnung brauchst Du zusätzlich eine geprüfte Einordnung. Empfehlenswert ist eine Übergabeliste, in der offene Fälle ausdrücklich offen bleiben. „Nachweis ausstehend“ sollte nicht stillschweigend zu „unbezahlt“ werden.
- Führungskraft: Zeitraum, geplante Arbeitszeit und eingegangene Meldung erfassen; keine Entgeltentscheidung aus einer Kalendernotiz ableiten.
- Personalverantwortliche Person: Urlaubsgewährung, Freistellungsvereinbarung oder AU-Nachweisstatus zuordnen. Widersprüche vor der Freigabe klären.
- Abrechnende Fachperson: Zahlungsanspruch, Berechnungsgrundlage, Vorzeiten und erforderliche Meldungen im Lohnsystem prüfen.
- Arbeitgeber: Übergabe vor dem vereinbarten Abrechnungsschluss bestätigen; nachträgliche Änderungen mit altem und neuem Stand melden.
Als Abschlusskontrolle helfen drei Fragen: Passt der Abwesenheitsgrund zum Nachweis? Passt die Entgeltfolge zum geprüften Anspruch? Sind Urlaubskonto, Zeitwirtschaft und Abrechnung widerspruchsfrei? Damit erkennst Du auch Fälle, die trotz gleicher Kalenderdarstellung unterschiedlich behandelt werden müssen.
Quellen
Alle folgenden Fundstellen wurden am 05.11.2026 abgerufen. Gesetzestexte: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet; ergänzende Fachinformationen: Techniker Krankenkasse und Deutsche Rentenversicherung.
- Gesetze im Internet: Bundesurlaubsgesetz, insbesondere §§ 1, 9 und 11.
- Gesetze im Internet: Entgeltfortzahlungsgesetz, insbesondere §§ 3–5.
- Gesetze im Internet: § 7 SGB IV, § 44 SGB V, § 616 BGB und § 26 BDSG.
- Techniker Krankenkasse: Versicherung bei unbezahltem Urlaub; eAU-Daten für Arbeitgeber.
- Deutsche Rentenversicherung: Beschäftigungszeiten ohne Arbeitsentgelt und ohne Entgeltersatzleistungen.
