Fehlende Mitarbeiterangaben vor der Abrechnung klärst Du am besten mit einer kurzen offenen Liste: Welche Information fehlt, wer beschafft sie und welche Entscheidung hängt davon ab? Trenne dabei eine fehlende Nummer von einem ungeklärten Beschäftigungsstatus. Praktische Empfehlung: Verwende keine erfundenen Nummern und setze nicht ungeprüft eine Ersatz-Steuerklasse ein. Für bestimmte Lücken gibt es geregelte Verfahren; welche davon greifen, muss die zuständige Abrechnungsperson anhand des konkreten Falls entscheiden.
Dieser Leitfaden hilft Dir bei der Vorbereitung einer üblichen deutschen Lohnabrechnung. Stand: 05.11.2026. Die vorgeschlagenen internen Termine und Kontrollschritte sind organisatorische Empfehlungen, keine zusätzlichen gesetzlichen Fristen. Bei Auslandsbezug oder ungeklärter Versicherungspflicht gehört die Entscheidung zur zuständigen Fachperson. Der Leitfaden ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
1. Fehlende Angaben nach ihrer Auswirkung sortieren
Prüfe nicht nur, ob ein Formular vollständig ausgefüllt ist. Frage zuerst, ob die vorhandenen Angaben für die konkrete Beschäftigung ausreichen. Beschäftigte müssen die für Sozialversicherungsmeldungen und Beitragszahlung erforderlichen Angaben machen und, soweit erforderlich, Unterlagen vorlegen. Das gilt bei mehreren Beschäftigungen gegenüber allen beteiligten Arbeitgebern. Grundlage ist § 28o Absatz 1 SGB IV.
Praktische Empfehlung: Teile die offenen Punkte in drei Gruppen: fehlende Identifikationsdaten, ungeklärte steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Einordnung und fehlende Zahlungsangaben. Eine fehlende IBAN verlangt eine andere Rückfrage als eine unbekannte Krankenkasse. Lass die Fachperson beurteilen, welche Lücke Berechnung, Meldung oder Auszahlung betrifft. Ein einziges Kennzeichen „Personalbogen unvollständig“ hilft dafür nicht.
2. Bei fehlender Steuer-ID zuerst den Grund feststellen
Für den ELStAM-Abruf muss der Beschäftigte insbesondere seine steuerliche Identifikationsnummer, sein Geburtsdatum und die Information mitteilen, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt. Bei individuell besteuertem Arbeitslohn rufst Du die benötigten Merkmale bei Beschäftigungsbeginn ab und übernimmst sie ins Lohnkonto. Grundlage ist § 39e Absatz 4 EStG. Eine selbst angegebene Wunsch-Steuerklasse ersetzt den Abruf nicht.
Nummer vorhanden, aber nicht auffindbar
Bitte den Beschäftigten, zunächst seine frühere Lohnsteuerbescheinigung oder seinen Einkommensteuerbescheid zu prüfen. Dort steht die Steuer-ID in der Regel. Andernfalls lässt sie sich beim BZSt erneut anfordern. Sie wird nicht telefonisch oder per E-Mail mitgeteilt. Dafür kannst Du unmittelbar das amtliche Formular zur erneuten Mitteilung der Identifikationsnummer nennen. Die Fundstellen in vorhandenen Steuerunterlagen beschreibt das BZSt auf seiner Informationsseite zur Steuer-ID.
Praktische Empfehlung: Fordere nicht den vollständigen Steuerbescheid an, wenn Du lediglich die Nummer benötigst. Frage zusätzlich nach dem Grund der Verzögerung. „Ich finde den Brief nicht“ und „Mir wurde noch keine Nummer zugeteilt“ sind unterschiedliche Ausgangslagen; eine vorübergehende Abrechnung lässt sich nicht allein damit begründen, dass das entsprechende Formularfeld leer ist.
Technische Störung oder unverschuldete Verzögerung
Scheitert der ELStAM-Abruf an technischen Störungen oder hat der Beschäftigte die fehlende Mitteilung der ihm zuzuteilenden Steuer-ID nicht zu vertreten, sind längstens für drei Kalendermonate die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zugrunde zu legen. Das ist keine freie Wahl einer günstigen Steuerklasse. Maßgeblich ist § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG. Lass deshalb Voraussetzungen und anzuwendende Merkmale fachlich prüfen.
Der Beschäftigte muss nachweisen, dass er die Verzögerung bei der Vorlage der Steuer-ID nicht zu vertreten hat. Als Arbeitgeber musst Du diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Das erläutert die ELSTER-Arbeitgeberhilfe im Abschnitt zur steuerlichen Identifikationsnummer. Praktische Empfehlung: Erfasse gleich bei der Entscheidung, welche Rückmeldung noch aussteht und wann die Übergangsfrist endet.
Noch keine Steuer-ID zugeteilt: Bescheinigung und sechs Wochen beachten
Für unbeschränkt steuerpflichtige, im Inland meldepflichtige Beschäftigte ohne zugeteilte Steuer-ID sieht § 39e Absatz 8 EStG eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor. Der Beschäftigte beantragt sie beim Wohnsitzfinanzamt und legt sie dem Arbeitgeber vor. Mit entsprechender Vollmacht kann auch der Arbeitgeber den Antrag stellen. Diesen Fall erläutert das BMF-Schreiben vom 13.12.2024, Randnummern 96–98.
Für diesen Bescheinigungsfall gilt konkret: Wird die Bescheinigung nicht beantragt oder nicht innerhalb von sechs Wochen nach Beginn des Dienstverhältnisses vorgelegt, ist Steuerklasse VI anzuwenden. Das steht in BMF-Randnummer 99. Eine unterlassene Antragstellung lässt sich daher nicht pauschal mit der Dreimonatsregel überbrücken.
Die unmittelbare gesetzliche Grundlage ist § 39c Absatz 2 EStG zusammen mit § 39e Absatz 8 EStG. § 39c Absatz 2 Satz 2 nennt neben dem Eintritt in das Dienstverhältnis ausdrücklich auch den Beginn des Kalenderjahres als Ausgangspunkt der sechs Wochen. Bei rechtzeitiger Vorlage sind die Überprüfung, gegebenenfalls die Änderung und der Ausgleich nach Absatz 1 Sätze 4–5 sinngemäß vorzunehmen. Fälle ohne deutsche Meldepflicht müssen gesondert eingeordnet werden.
Schuldhafte Nichtmitteilung, Abrufsperre oder Eingabefehler
Bei schuldhafter Nichtmitteilung der erforderlichen Identifikationsdaten schreibt § 39c Absatz 1 Satz 1 EStG Steuerklasse VI vor. Auch eine vom Beschäftigten veranlasste Abrufsperre führt grundsätzlich zu VI; dafür besteht keine allgemeine dreimonatige Schonfrist. Die Abgrenzung erläutert das BMF-Schreiben, Randnummern 86–89. Praktische Empfehlung: Prüfe vor einer Einordnung den konkreten Verfahrenshinweis sowie mögliche Schreib- oder Eingabefehhler.
Den Eingang innerhalb und nach der Übergangsfrist unterscheiden
Eingang innerhalb der drei Kalendermonate: Liegen die ELStAM im zulässigen Übergangsfall rechtzeitig vor, sind die bisherigen Lohnsteuerermittlungen zu überprüfen und erforderlichenfalls zu ändern. Zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer wird bei der nächsten Lohnabrechnung ausgeglichen. Bei einer maßgeblichen Ersatzbescheinigung ist deren Anwendbarkeit zu berücksichtigen. Rechtsgrundlage sind § 39c Absatz 1 Sätze 4–5 EStG; die zeitliche Einordnung erläutert BMF-Randnummer 94.
Nach Ablauf weiterhin keine Identifikationsdaten und keine Ersatzbescheinigung: Sind die erforderlichen Daten dann weiterhin nicht mitgeteilt und ist ersatzweise keine Bescheinigung vorgelegt, muss rückwirkend nach Steuerklasse VI korrigiert werden. Es genügt nicht, VI erst für kommende Abrechnungen anzusetzen. Maßgeblich sind § 39c Absatz 1 Satz 3 EStG und BMF-Randnummer 95.
ELStAM oder Ersatzbescheinigung treffen erst danach ein: Dann ist eine Änderung nur nach Maßgabe des § 41c Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 EStG möglich. Voraussetzung sind entsprechend zurückwirkende Merkmale. Für die hier behandelten Steuerklassenfälle folgt daraus keine uneingeschränkte Pflicht zur Korrektur bei der nächsten Abrechnung. Zusätzlich sind die Grenzen des Absatzes 3 zu beachten, insbesondere nach Jahresende oder Beendigung des Dienstverhältnisses. Diese Abgrenzung bestätigt BMF-Randnummer 95.
3. Versicherungsnummer und Krankenkasse getrennt klären
Ist die Versicherungsnummer unbekannt, veranlasst die zuständige Abrechnungsperson die elektronische Abfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung. Seit 2023 ersetzt dieser Abruf grundsätzlich die frühere Vorlagepflicht des Sozialversicherungsausweises. Kann keine Nummer übermittelt werden, ist der Versicherungsnummernachweis vorzulegen oder die Vergabe im Meldeverfahren zu beantragen. Die Deutsche Rentenversicherung beschreibt das Verfahren und die Ausnahmefälle. Praktische Empfehlung: Halte die Anfrage und die noch offene Rückmeldung getrennt vom übrigen Personalbogen nach.
Fehlt bei einem gesetzlich Versicherungspflichtigen die Kassenangabe, fordere sie unverzüglich an. Liegt sie spätestens zwei Wochen nach Eintritt der Versicherungspflicht nicht vor, ist grundsätzlich bei der zuletzt zuständigen Krankenkasse anzumelden. Bestand vorher keine Versicherung, erfolgt die Anmeldung bei einer wählbaren Krankenkasse; darüber ist der Beschäftigte unverzüglich in Textform zu unterrichten. Das regelt § 175 Absatz 3 SGB V. Wähle also nicht einfach Deine bevorzugte Kasse.
Der interne Abrechnungsschluss ersetzt keine Meldefrist. Die reguläre Anmeldung einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Abrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn, abzugeben: § 6 DEÜV. In sofortmeldepflichtigen Branchen kommt die Meldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme hinzu; sie ersetzt die reguläre Anmeldung nicht. Die betroffenen Wirtschaftsbereiche und den Meldezeitpunkt bestimmt § 28a Absatz 4 SGB IV.
4. Checkliste mit Verantwortlichen führen
Praktische Empfehlung: Benenne für jeden offenen Punkt eine Person und eine Vertretung. Die folgende Aufgabenverteilung ist ein Organisationsvorschlag. Ergänze einen konkreten Rückmeldetermin und dokumentiere den Eingang. „An Mitarbeiter geschickt“ ist noch kein erledigter Vorgang. Bei gesetzlichen Übergangsregeln sollte zusätzlich feststehen, wer den Fristablauf kontrolliert und die fachliche Entscheidung trifft.
| Prüfpunkt | Wer liefert oder klärt? | Wer kontrolliert? |
|---|---|---|
| Name, Geburtsdatum, Anschrift | Beschäftigter liefert korrekte Angaben | Personalverantwortlicher klärt Widersprüche |
| Steuer-ID und Grund der Lücke | Beschäftigter beschafft Nummer oder Nachweis | Abrechnungsperson prüft steuerliches Vorgehen und Frist |
| Erstes oder weiteres Dienstverhältnis | Beschäftigter erklärt die Verhältnisse | Abrechnungsperson prüft ELStAM-Anmeldung |
| Versicherungsnummer | Abrechnungsperson veranlasst Abfrage | Abrechnungsperson übernimmt die geprüfte Rückmeldung |
| Krankenkasse, weitere Beschäftigungen | Beschäftigter liefert Angaben | Fachperson klärt Versicherungsbeurteilung |
| Entgelt, Eintritt, Stunden, Zahlungsweg | Arbeitgeber bestätigt Vereinbarungen | Personalstelle und Abrechnungsperson prüfen die Übergabe |
5. Gezielt nachfordern und Daten schützen
Praktische Empfehlung: Formuliere jede Rückfrage mit Feld, Zweck, Termin und Übermittlungsweg. Beispielsweise: „Für Deine Novemberabrechnung fehlen uns die Steuer-ID und die Angabe, ob dies Dein erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis ist. Bitte melde Dich bis zum vereinbarten Termin über den festgelegten geschützten Übermittlungsweg. Ist die Steuer-ID noch nicht zugeteilt oder nicht auffindbar, teile uns bitte den Grund und den Stand Deiner Anfrage mit.“ So fragst Du nicht nur eine Nummer, sondern auch die benötigte Erklärung zur Lücke ab.
Beschäftigtendaten dürfen insbesondere verarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Grundlage ist § 26 Absatz 1 BDSG im Gesetzestext der BfDI-Sammlung „DSGVO – BDSG“. Die Sammlung enthält ebenfalls die Artikel 5 und 32 DSGVO: Sie verlangen unter anderem Datenminimierung, Richtigkeit und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau.
Praktische Empfehlung: Sammle keine vollständigen Steuerunterlagen auf Vorrat, verteile persönliche Nummern nicht in offenen Teamlisten und lege einen angemessen geschützten Übermittlungsweg fest. Für eine gemeinsame Aufgabenliste genügt beispielsweise der Vermerk „Steuer-ID angefordert“. Die eigentliche Nummer und zugehörige Nachweise gehören in den dafür vorgesehenen, zugriffsbeschränkten Bereich.
6. Erst nach Verarbeitung als erledigt markieren
Praktische Empfehlung: Schließe den Vorgang erst, wenn die Information nicht nur eingegangen, sondern geprüft und im Lohnsystem berücksichtigt ist. Halte bei Übergangsentscheidungen Grundlage, betroffene Monate, verantwortliche Fachperson und Wiedervorlage fest. Kommt eine Angabe nach dem Abrechnungsschluss, lasse Gültigkeitsbeginn und Korrekturmöglichkeiten prüfen. Bei den beschriebenen ELStAM-Übergangsfällen ist dabei ausdrücklich zwischen dem Eingang innerhalb und nach Ablauf der drei Kalendermonate zu unterscheiden.
Zum Abschluss sollten drei Fragen beantwortet sein: Sind alle entscheidenden Angaben geklärt? Ist für verbleibende Lücken das zulässige Vorgehen festgelegt? Wer kontrolliert noch ausstehende Rückmeldungen? Diese empfohlene Trennung verhindert, dass ein formal ausgefüllter Personalbogen mit einer fachlich freigegebenen Abrechnung verwechselt wird.
Quellen
Abrufdatum: 05.11.2026. Verlinkt sind amtliche Normtexte, Verfahrenshilfen und das Originalschreiben des BMF bei ELSTER.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz: § 28o SGB IV, SGB IV, insbesondere § 28a Absatz 4, § 6 DEÜV und SGB V, insbesondere § 175 Absatz 3.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz: § 39e EStG, § 39c EStG und § 41c EStG.
- Bundesministerium der Finanzen, bereitgestellt durch ELSTER: Schreiben zum ELStAM-Verfahren vom 13.12.2024, insbesondere Randnummern 86–99.
- Finanzverwaltungen der Länder/ELSTER: Arbeitgeberhilfe zu ELStAM.
- Bundeszentralamt für Steuern: Informationen zur Identifikationsnummer und erneute Mitteilung im BOP.
- Deutsche Rentenversicherung: Lexikon: Versicherungsnummernachweis.
- Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: Info 1: DSGVO – BDSG, Texte und Erläuterungen, insbesondere Artikel 5 und 32 DSGVO sowie § 26 BDSG.
