Vergib Personalnummern nach einer dokumentierten Regel und übernimm vorhandene Nummern beim Systemwechsel möglichst unverändert. Prüfe vorher, ob das Zielsystem diese Nummern überhaupt zulässt. Behandle die Kennungen in Deiner Übergabedatei als Text, damit beispielsweise 000127 nicht zu 127 wird. Falls neue Nummern technisch erforderlich sind, sichere die Verbindung zwischen Alt- und Neunummer in einer geprüften Zuordnungsliste. Die folgenden Arbeitsschritte sind praktische Empfehlungen; konkrete Softwarevorgaben und gesetzliche Datenschutzanforderungen werden gesondert benannt.
Kategorie: Personaldaten und Datenschutz. Recherchestand: 5. November 2026.
1. Kläre, welche Nummer wofür verwendet wird
Eine Personalnummer dient als interner Schlüssel zur Zuordnung eines Beschäftigtendatensatzes. Sie ist keine behördliche Identifikationsnummer. Die Entgeltbescheinigungsverordnung nennt die Versicherungsnummer und die Steuer-Identifikationsnummer ausdrücklich als eigene Angaben; eine interne Personalnummer ersetzt keine davon. Halte diese Felder deshalb auch in Übergabedateien getrennt. Maßgeblich sind § 1 Absatz 1 Nummer 3 und 7 EBV.
Lege zunächst fest, wo Deine Nummer eindeutig sein soll: innerhalb eines Arbeitgebers, eines Mandanten oder über mehrere Gesellschaften hinweg. Für eine Migration empfiehlt sich eine Kombination aus Quellsystem, Arbeitgeberkennung und bisheriger Personalnummer. So verwechselst Du die Nummer 000127 der Beispiel GmbH nicht mit derselben Nummer einer anderen Gesellschaft. Eine systemübergreifende Eindeutigkeit solltest Du nicht allein aus der Ziffernfolge ableiten.
2. Lege eine einfache Vergaberegel fest
Unsere Empfehlung für einen neuen Nummernkreis: Verwende eine fortlaufende, ausreichend lange Kennung ohne Informationen über Geburtsjahr, Geschlecht, Abteilung oder Vertragsart. Ein sechsstelliger Nummernkreis wie 000001 ist ein mögliches Organisationsmodell, keine gesetzliche Vorgabe. Prüfe zuerst erlaubte Zeichen, Feldlänge und Importmöglichkeiten aller beteiligten Programme. Ändere einen bereits funktionierenden Nummernkreis nicht allein, damit die Liste einheitlicher aussieht.
- Vergabe: Bestimme eine verantwortliche Stelle und eine Vertretung.
- Reservierung: Halte fest, welche Nummer für einen noch nicht angelegten Eintritt vorgesehen ist.
- Änderung: Empfohlen sind dokumentierte Ausnahmen statt spontaner Umnummerierungen.
- Austritt: Unsere Empfehlung ist, eine bereits verwendete Nummer nicht an eine andere Person neu zu vergeben.
- Wiedereintritt: Lass die zuständige Lohnfachperson prüfen, ob der vorhandene Datensatz fortzuführen oder eine neue Beschäftigungszuordnung nötig ist.
Trenne in Deiner Vergaberegel Person und Beschäftigungsfall. Prüfe insbesondere bei Wiedereintritten, wie das eingesetzte Lohnsystem frühere und neue Beschäftigungszeiträume abbilden soll. Eine Regel „eine Person, immer genau ein Datensatz“ solltest Du nicht ungeprüft durchsetzen. Für die Übergabe empfiehlt sich eine dokumentierte Entscheidung, welche Historie zu welcher Zielzuordnung gehört und wer diese Entscheidung freigegeben hat.
3. Prüfe vor dem Wechsel die Grenzen des Zielsystems
Die freie Übernahme alter Nummern ist nicht selbstverständlich. In Lexware Office Lohn & Gehalt werden Personalnummern laut Hersteller beim Anlegen aufsteigend vergeben und können nicht verändert werden. Daraus folgt für Deine Wechselplanung: Lass Dir die Übernahmemöglichkeit konkret für das gewählte Produkt bestätigen, bevor Du eine unveränderte Nummernfortführung zusagst. Quelle: Lexware-Hilfe zur Änderung der Personalnummer, Stand 23. Februar 2026.
Frage nicht nur, ob ein Feld „Personalnummer“ vorhanden ist. Kläre auch, ob es importiert werden darf, automatisch befüllt wird oder nur eine zusätzliche Referenz darstellt. Bitte um einen Test mit Deinen tatsächlichen Nummernformaten. Wenn das Zielsystem neue Nummern erzwingt, plane eine freigegebene Übersetzung zwischen beiden Nummernkreisen und prüfe, wo die bisherige Nummer weiterhin recherchierbar bleibt.
4. Sichere führende Nullen und den vollständigen Schlüssel
Behandle die Personalnummer in Deiner Arbeitsdatei als Textfeld. Verlasse Dich nicht auf eine Tabellenansicht, die lediglich sechs Stellen anzeigt: Prüfe den tatsächlich exportierten Inhalt. Importiere eine CSV-Datei kontrolliert mit festgelegtem Spaltentyp, statt sie ungeprüft zu öffnen und erneut zu speichern. Kontrolliere anschließend die erzeugte Datei zusätzlich in einer Textansicht.
Wie genau Zeichen relevant sein können, zeigt Stotax: Im Leitfaden „Import monatlicher Bewegungsdaten“, Seite 4, Stand Juli 2026, verlangt der Hersteller für die beschriebene Standardschnittstelle die vollständige Personalnummer entsprechend dem Arbeitnehmerstamm, einschließlich eventuell vorhandener führender oder nachfolgender Leerzeichen. Diese Aussage betrifft den dort dokumentierten Import, nicht automatisch jeden Stotax-Import. Unsere Empfehlung: Entferne solche Zeichen nicht pauschal, sondern gleiche den Schlüssel mit dem Stamm und der für Deinen Import geltenden Beschreibung ab.
| Ausgangswert | Zu prüfender Fehler | Empfohlene Kontrolle |
|---|---|---|
000127 | Export enthält nur 127 | Zeichenfolge und Länge vergleichen |
A-0127 | Ziel akzeptiert nur Ziffern | Format vorab testen; Zuordnung festlegen |
00127 und 000127 | Ungeprüftes Auffüllen erzeugt eine Kollision | Originalwerte erhalten; Abweichung klären |
| Nummer mit Leerzeichen | Automatische Bereinigung verändert den Schlüssel | Mit Stamm und Schnittstellenbeschreibung abgleichen |
5. Führe Datensätze niemals allein über Namen zusammen
Zwei Einträge „Alex Müller“ sind kein ausreichender Anlass für eine Zusammenführung. Umgekehrt sollte eine Namensänderung nicht automatisch zur Neuanlage führen. Verwende für die Prüfung die vorhandene Nummer im richtigen Arbeitgeberkontext und ergänzend die bereits rechtmäßig verfügbaren Stammdaten. Wenn die Zuordnung unklar bleibt, sperre den Fall für den Import und lass ihn durch die Personalverantwortlichen klären.
Beispiel: Im Altsystem stehen 000127 und 000391 unter demselben Namen. Prüfe zunächst, ob zwei Menschen oder unterschiedliche Beschäftigungsfälle derselben Person vorliegen. Übernimm nicht einfach den jüngeren Datensatz über den älteren. Dokumentiere das Prüfergebnis, die freigegebene Zielzuordnung und die dafür verantwortliche Person. Verwende auch ein gleiches Geburtsdatum nicht als alleinigen Zusammenführungsschlüssel.
6. Erstelle eine Zuordnungsliste und teste den Import
Unsere Empfehlung ist eine zentrale Übergabeliste mit Quellsystem, Arbeitgeberkennung, alter Personalnummer, Zielnummer, Prüfstatus und Freigabe. Ergänze nur die Informationen, die zur sicheren Zuordnung benötigt werden. Unterscheide eindeutig zwischen „unverändert übernommen“, „technisch neu nummeriert“ und „noch ungeklärt“. Halte Originalexport und bearbeitete Importdatei getrennt, damit sich jede Änderung nachvollziehen lässt.
Vereinbare einen Übergabestichtag. Danach sollten Änderungen im zu migrierenden Datenbestand entweder kurzzeitig zurückgestellt oder in einem abgestimmten Nachtrag geführt werden. Das betrifft die technische Übergabe, nicht die Einhaltung gesetzlicher Melde- oder Abrechnungspflichten. Benenne ausdrücklich, wer den letzten Export erstellt, wer neue Eintritte und Stammdatenänderungen sammelt und wer den endgültigen Import freigibt. Unsere Empfehlung ist, den abgestimmten Nachtrag zusammen mit der Übergabeliste zu prüfen.
- Testauswahl bilden: Führende Nullen, Buchstaben, gleiche Namen, Austritte und Wiedereintritte berücksichtigen.
- Vorschau prüfen: Werden bestehende Datensätze aktualisiert oder neue angelegt?
- Ergebnis vergleichen: Nummern zeichengetreu, Arbeitgeberzuordnung und Beschäftigungszeiträume kontrollieren.
- Wiederholung abstimmen: Vor einem zweiten Import klären, ob derselbe Bestand erneut aktualisiert oder zusätzlich angelegt wird.
- Freigabe dokumentieren: Ungeklärte Fälle nicht stillschweigend als erledigt behandeln.
Vergleiche nach der vollständigen Übernahme nicht nur die Gesamtzahl. Auch bei identischer Anzahl könnten zwei Personen vertauscht sein. Prüfe zusätzlich jede freigegebene Alt-Neu-Zuordnung und lasse auffällige Fälle einzeln kontrollieren. Ein erfolgreicher Dateiupload ist für Deine Abnahme noch kein Nachweis einer richtigen Verarbeitung im Zielsystem.
7. Schütze Zuordnung und Übergabedateien
Eine zuordenbare Personalnummer bleibt personenbezogen, auch ohne Namen. Maßgeblich ist Artikel 4 Nummer 1 DSGVO; den Verordnungstext findest Du in der BfDI-Broschüre „DSGVO – BDSG“, Anhang 1.
Artikel 5 verlangt unter anderem Datenminimierung und Richtigkeit, Artikel 32 risikogerechte Schutzmaßnahmen. Unsere praktische Empfehlung: Beschränke Zugriffe auf Beteiligte und verwende einen angemessen geschützten Übertragungsweg. Rechtsgrundlage: Artikel 5 und 32 DSGVO im BfDI-Volltext.
Vereinbare für Arbeitskopien einen Lösch- und Prüftermin. Speicherbegrenzung nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e bedeutet keine pauschale Sofortlöschung historischer Unterlagen: Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe b nimmt erforderliche Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen aus. Unterscheide entbehrliche Zwischenkopien und weiterhin benötigte Unterlagen. Siehe Artikel 5 und 17 DSGVO im BfDI-Volltext.
Am Ende sollte Deine Personalverantwortung die Identität und Zuordnung bestätigen, die zuständige Lohnfachperson die Verwendung im Lohnsystem prüfen und die technische Betreuung die Übertragung nachvollziehbar dokumentieren. So bleibt nicht nur die Nummer erhalten, sondern vor allem ihre richtige Verbindung zum Beschäftigtendatensatz. Dieser Leitfaden ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls oder individuelle Rechts- und Steuerberatung.
Quellen
- Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz: § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung. https://www.gesetze-im-internet.de/entgbv/__1.html. Abruf: 05.11.2026.
- Haufe-Lexware: Kann ich die Personalnummer in Lexware Office Lohn & Gehalt ändern? Stand: 23.02.2026. https://help.lexware.de/de-form/articles/548660-kann-ich-die-personalnummer-in-lexware-office-lohn-gehalt-andern. Abruf: 05.11.2026.
- Stotax: Leitfaden Import monatlicher Bewegungsdaten, Seite 4, Dokumentstand: 07/2026. https://lohn.stotax.de/pdf/hilfe_bewegungsdaten.pdf. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI): DSGVO – BDSG, Texte und Erläuterungen, Info 1; Anhang 1 mit dem Verordnungstext, insbesondere Artikel 4, 5, 17 und 32. https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Broschueren/INFO1.pdf?__blob=publicationFile&v=61. Textabruf: 05.11.2026.
