Fehlt die Steuer-ID vor der Lohnabrechnung, musst du zuerst den Grund klären. Steuerklasse VI ist nicht automatisch vorgeschrieben. Bei unverschuldet fehlender Mitteilung oder technischen Abrufstörungen sind unter den Voraussetzungen des § 39c Absatz 1 EStG längstens drei Kalendermonate die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale anzusetzen. Bei schuldhafter Nichtmitteilung gilt dagegen Steuerklasse VI. Für deinen Abrechnungstermin brauchst du deshalb eine begründete Entscheidung, nicht irgendeine Ersatznummer.
Stand: 05.11.2026. Dieser Leitfaden behandelt den individuellen Lohnsteuerabzug. Er ersetzt keine Prüfung steuerlicher Sonderfälle im einzelnen Beschäftigungsverhältnis.
1. Kläre, welche Angabe tatsächlich fehlt
Bitte die beschäftigte Person zunächst um ihre steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Angabe, ob deine Beschäftigung ihr erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis ist. Diese Angaben verlangt § 39e Absatz 4 EStG. Frage nicht bloß nach „der Steuernummer“: Damit kannst du eine andere Kennung erhalten, obwohl du die persönliche Steuer-ID benötigst.
Als praktische Erstprüfung empfiehlt sich: Liegt nur das Mitteilungsschreiben nicht vor, ist die Nummer unbekannt oder wurde tatsächlich noch keine zugeteilt? Das Bundeszentralamt für Steuern nennt Einkommensteuerbescheid und Lohnsteuerbescheinigung als typische Fundstellen. Bitte um Prüfung dieser Unterlagen, nicht um die vollständige Übersendung eines Steuerbescheids mit allen privaten Angaben.
Organisatorische Empfehlung: Notiere gleich den Beschäftigungsbeginn, deinen Abrechnungsschluss und eine verantwortliche Person für die Nachverfolgung. Trenne dabei zwei Aufgaben: Der Beschäftigte beschafft seine Angaben; deine Lohnfachperson prüft anhand des Sachverhalts die abrechnungstechnische Behandlung. Ein leeres Feld im Personalfragebogen erklärt noch nicht, welcher steuerliche Fall vorliegt.
2. Prüfe schuldhafte und unverschuldete Nichtmitteilung getrennt
Nach § 39c Absatz 1 Satz 1 EStG gilt Steuerklasse VI, solange die erforderlichen Angaben zu Identifikationsnummer und Geburtsdatum schuldhaft nicht mitgeteilt werden. Die Vorschrift nennt außerdem die Ablehnung der ELStAM-Mitteilung durch das BZSt. Eine bewusste Weigerung, eine vorhandene Nummer herauszugeben, ist deshalb kein Fall für eine pauschale dreimonatige Schonfrist.
Hat die beschäftigte Person die Verzögerung nicht zu vertreten, muss sie das nach der ELSTER-Arbeitgeberhilfe zur Identifikationsnummer nachweisen. Der Arbeitgeber muss den Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Frage deshalb konkret: Wann wurde die Nummer angefordert? Welche Rückmeldung liegt vor? Fehlen noch angeforderte Unterlagen? Bewerte nicht allein, ob jemand sympathisch oder bemüht wirkt.
Praktische Empfehlung: Bitte um eine kurze schriftliche Schilderung mit Datum und vorhandenen Belegen. Eine Eingangsbestätigung kann die Anfrage dokumentieren; sie beweist für sich genommen aber nicht sämtliche Voraussetzungen. Lass die Einordnung durch die zuständige Lohnfachperson prüfen. Vermerke offene Punkte ausdrücklich, statt aus „Nummer kommt später“ eine bereits geklärte Ausnahme zu machen.
3. Veranlasse die richtige Anfrage beim BZSt
Ist eine vorhandene Steuer-ID nicht auffindbar, kann die beschäftigte Person über das amtliche Formular zur erneuten Mitteilung der Identifikationsnummer eine Auskunft anfordern. Das BZSt teilt die Nummer nicht telefonisch oder per E-Mail mit. Eine Mitteilung an berechtigte Vertreter ist möglich; dafür muss die Vertretungsmacht nachgewiesen werden. Plane deshalb keinen telefonischen Sofortabruf als Lösung für den Abrechnungstag ein.
Du besitzt als Arbeitgeber kein allgemeines eigenes Auskunftsrecht beim Finanzamt. Mit entsprechender Legitimation beziehungsweise Vollmacht kannst du nach der ELSTER-Arbeitgeberhilfe im Namen des Beschäftigten beim zuständigen Finanzamt anfragen. Verweigert jemand die Herausgabe seiner vorhandenen Nummer, darfst du diese Weigerung nicht durch eine eigenmächtige Anfrage beim Finanzamt umgehen.
Empfehlung für die Zusammenarbeit: Vereinbare konkret, wer die Anfrage stellt, wer gegebenenfalls die Vollmacht einreicht und bis wann sich die beschäftigte Person zurückmeldet. Halte den Vorgang auf Wiedervorlage. Versprich weder einen festen Eingangstermin noch eine garantierte Bearbeitung vor deinem Abrechnungsschluss; die hier verwendeten Quellen tragen eine solche Zusage nicht.
4. Lege die zulässige Übergangslösung fest
Die Dreimonatsregel ist keine freie Wahl zwischen Steuerklasse I und VI. Entscheidend sind die gesetzlichen Voraussetzungen und die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Eine vom Arbeitnehmer veranlasste Abrufsperre eröffnet diese Übergangsregel nicht. Das ergibt sich aus § 39e Absatz 6 Satz 8 EStG und dem BMF-Schreiben vom 13.12.2024, Randnummern 86–89.
Praktische Empfehlung: Lege der Lohnfachperson die Angaben zu den persönlichen Verhältnissen und zum Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis vollständig vor. Lass festhalten, auf welcher Grundlage die vorläufig verwendeten Merkmale beruhen. Die gewünschte Nettoauszahlung sollte kein Auswahlkriterium sein. Setze außerdem einen konkreten Prüftermin vor Ablauf der drei Kalendermonate; ersetze diese gesetzliche Zeitangabe in deiner internen Planung nicht einfach durch 90 Tage.
Beispiel für die Fallaufnahme: Eine neue Mitarbeiterin berichtet, dass ihre Nummer noch nicht mitgeteilt wurde, und legt Unterlagen zur Klärung vor. Deine Fachperson prüft zunächst die Voraussetzungen für die Übergangsregel und die voraussichtlichen Merkmale. Ein anderer Beschäftigter erklärt dagegen, seine vorhandene Nummer grundsätzlich nicht herauszugeben. Die Empfehlung lautet: Behandle beide Vorgänge getrennt. Die fehlende Eingabe sieht gleich aus, die rechtliche Ausgangslage nicht.
5. Prüfe bei noch nicht zugeteilter Nummer die Bescheinigung
Ist einem nach § 1 Absatz 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer noch keine Identifikationsnummer zugeteilt, stellt das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für ein Kalenderjahr aus. Mit Vollmacht kann auch der Arbeitgeber den Antrag stellen. Die Bescheinigung ersetzt in diesem Fall den ELStAM-Abruf. Das regelt § 39e Absatz 8 EStG. Verwechsle diese Voraussetzung nicht mit einem lediglich verlorenen Schreiben.
Ist ein Antrag nach § 39 Absatz 3 Satz 1 oder § 39e Absatz 8 EStG nicht gestellt, ordnet § 39c Absatz 2 EStG Steuerklasse VI an. Wird die Bescheinigung binnen sechs Wochen nach Eintritt in das Dienstverhältnis oder nach Beginn des Kalenderjahres vorgelegt, sind die vorausgegangenen Berechnungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. Der Ausgleich erfolgt bei der nächsten Lohnabrechnung. Diese Sonderregel ist von der Dreimonatsregel zu unterscheiden.
Empfehlung bei Auslandsbezug: Lass vor einem Antrag gesondert klären, welcher steuerliche Status vorliegt und welches Finanzamt zuständig ist. Übertrage den beschriebenen Wohnsitzfinanzamt-Fall nicht ungeprüft auf Grenzpendler oder andere nicht meldepflichtige Personen. Trage eine ausländische Steuerkennung nicht als deutsche Steuer-ID ein, sondern halte die Zuständigkeitsfrage für die Lohnfachperson offen.
6. Übergib einen entscheidungsfähigen Vorgang an die Abrechnung
Als interne Arbeitsliste empfiehlt sich vor dem Abrechnungsschluss folgende Übergabe. Sie ist keine zusätzliche gesetzliche Formularpflicht, sondern soll Rückfragen und unbemerkte Fristabläufe verhindern:
- Sachstand: Nummer unbekannt, noch nicht zugeteilt, Mitteilung verweigert oder technischer Abruffehler?
- Nachweise: Erklärung, Anfragedatum, Rückmeldungen, gegebenenfalls Vollmacht oder amtliche Bescheinigung.
- Entscheidung: Wer prüft die anzuwendenden Merkmale, welchen Zeitraum und welche offene Frage?
- Nachverfolgung: Nächster Prüftermin und verantwortliche Person für spätere Korrekturen.
Empfehlung für die Datenerfassung: Verwende keine erfundenen elfstelligen Nummern, keine Nummer eines Angehörigen und keine improvisierten Platzhalter in Meldefeldern. Halte „fehlt“ als Bearbeitungsstatus getrennt von der tatsächlichen Kennung. Erzwingt dein Programm eine Eingabe, kläre den vorgesehenen Ausnahmeablauf mit der Lohnfachperson oder dem Hersteller, statt eine formal passende Fantasienummer einzutragen.
7. Schließe den Fall erst nach der Nachprüfung
Während der Übergangszeit: Gehen die ELStAM vor Ablauf der drei Monate ein, musst du in den Fällen des § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG die vorausgegangenen Berechnungen überprüfen und erforderlichenfalls ändern. Der Ausgleich erfolgt bei der nächsten Lohnabrechnung. Maßgeblich sind § 39c Absatz 1 Sätze 4–5 EStG und das BMF-Schreiben, Randnummer 94.
Nach Ablauf der drei Monate: Sind Identifikationsnummer und Geburtsdatum weiterhin nicht mitgeteilt und wurde ersatzweise keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt, musst du rückwirkend Steuerklasse VI anwenden und die vorhergehenden drei Monate korrigieren. Eine gültige Ersatzbescheinigung darfst du dabei nicht übergehen. Diese Abgrenzung enthält das BMF-Schreiben ausdrücklich in Randnummer 95.
Erst späterer Eingang: Erhältst du in diesen Fällen die ELStAM oder ersatzweise die Bescheinigung erst nach Ablauf der drei Monate, ist eine Änderung nur nach Maßgabe des § 41c Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 EStG möglich. Die für den Eingang während der Übergangszeit beschriebene Änderungspflicht darfst du nicht pauschal übertragen. Auch diese Unterscheidung steht im BMF-Schreiben, Randnummern 94–95.
Für diese spätere Änderung müssen die bereitgestellten oder bescheinigten Merkmale auf einen Zeitpunkt vor Abruf beziehungsweise Vorlage zurückwirken. § 41c Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 EStG berechtigt dann zur Änderung bei der nächstfolgenden Lohnzahlung. Zusätzlich sind die Grenzen des Absatzes 3 zu beachten: Nach Jahresende oder einer vorherigen Beendigung des Dienstverhältnisses ist eine Änderung grundsätzlich nur bis zur Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung zulässig. Eine Erstattung nach Jahresende ist nur über den Lohnsteuer-Jahresausgleich nach § 42b EStG zulässig.
Empfehlung zum Abschluss: Halte getrennt fest, wann die Angaben oder die Bescheinigung eingegangen sind, für welchen Zeitraum sie gelten und welche Abrechnungen geprüft wurden. Dokumentiere auch, wenn eine Korrektur nicht zulässig ist. Informiere die beschäftigte Person vor einer erwarteten Änderung, ohne einen bestimmten Erstattungsbetrag zu versprechen. Eine nachgetragene Stammdatenangabe allein sollte intern noch nicht bedeuten, dass auch die Abrechnung berichtigt und der Vorgang erledigt ist.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 39c EStG – Einbehaltung der Lohnsteuer ohne Lohnsteuerabzugsmerkmale. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 39e EStG – ELStAM-Verfahren. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben zum ELStAM-Verfahren vom 13.12.2024, insbesondere Randnummern 86–89 und 94–95. Bereitstellung: ELSTER. Abruf: 05.11.2026.
- Finanzverwaltungen der Länder / ELSTER: Arbeitgeber-FAQ zu ELStAM und Identifikationsnummer. Abruf: 05.11.2026.
- Bundeszentralamt für Steuern: Steueridentifikationsnummer erhalten. Abruf: 05.11.2026.
- Bundeszentralamt für Steuern: Formular: Erneute Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz: § 41c EStG – Änderung des Lohnsteuerabzugs, insbesondere Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 und Absatz 3. Abruf: 05.11.2026.
