Plane die Datenübergabe von DATEV in vier getrennten Bereichen: Stammdaten für die Weiterarbeit, Vortragswerte für bereits abgerechnete Zeiträume, ein zugängliches Prüfungsarchiv und abgestimmte Meldungen. Beauftrage nicht nur „einen DATEV-Export“, sondern benenne für jeden Bereich Inhalt, Verantwortliche und Abnahmekriterien. So lässt sich vor der ersten Abrechnung erkennen, was tatsächlich übernommen wurde und was noch fehlt.
Dieser Leitfaden richtet sich an Arbeitgeber, die von DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt zu einem anderen Abrechnungsdienstleister beziehungsweise Lohnsystem wechseln, etwa zu Stotax. Stand ist der 5. November 2026. Die folgenden Ablaufempfehlungen ersetzen keine Prüfung Deiner konkreten Abrechnungs- und Meldekonstellation.
1. Lege zuerst die Abrechnungsgrenze fest
Schreibe auf, welcher Monat letztmals im bisherigen System und welcher erstmals im neuen System abgerechnet wird. Ergänze den letzten Korrekturtermin, die Datenlieferung und die Freigabe der ersten neuen Abrechnung. Unsere Empfehlung: Lass die bisherige und die neue Abrechnungsstelle diesen Ablauf gemeinsam bestätigen. Eine Kündigung allein regelt weder Nachberechnungen noch ausstehende Rückmeldungen.
Beispiel: Du möchtest ab Dezember 2026 wechseln. Dann lautet die Grenze „November zuletzt in DATEV, Dezember erstmals im neuen System“. Kläre zusätzlich, wer eine später bekannt werdende Novemberkorrektur bearbeitet und wie deren Ergebnisse nachgeliefert werden. DATEV weist in seiner Systemwechsel-Checkliste, Kapitel 2.5, ausdrücklich darauf hin, dass Umstiegstermin und Mandatskonstellation für Meldungen und Vortragswerte entscheidend sind.
2. Bestelle Datenpakete nach ihrem Zweck
Die folgende Tabelle ist eine empfohlene Übergabestruktur, keine gesetzlich vorgeschriebene Dateiliste. Lass die neue Fachperson vor dem Export festlegen, welche Formate ihre konkrete Programmversion verarbeiten kann. Ein lesbarer Bericht und eine importierbare Datei erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
| Paket | Empfohlener Inhalt | Abnahmekriterium |
|---|---|---|
| Stammdaten | Arbeitgeberdaten, Personalnummern, Beschäftigungsdaten, Krankenkassen, Entgeltvereinbarungen | Personen und Felder sind richtig zugeordnet. |
| Vorträge | Benötigte Jahreswerte, Zeiträume und Unterbrechungen bis zur Abrechnungsgrenze | Die neue Fachperson hat Werte und Zielverwendung abgestimmt. |
| Archiv | Prüfungsdaten, Lohnkonten, Auswertungen und zugehörige Strukturinformationen | Zeiträume sind vollständig und Dateien zugänglich. |
| Offene Vorgänge | Korrekturen, Meldungen, Rückmeldungen und noch nicht abgeschlossene Anträge | Jeder Vorgang hat eine zuständige Person. |
Verwechsle dabei einen Prüfungsdatenexport nicht mit einer vollständigen Migration. Die Finanzverwaltung beschreibt die Digitale LohnSchnittstelle als standardisierten Export für die Übergabe an die Finanzbehörde. Sie ist keine abschließende Aufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Daten. Daraus folgt für Deine Planung: Ein vorhandenes DLS-Paket beweist noch keine vollständige Übernahme in das neue Abrechnungssystem. Siehe die GoBD-Anlage, Abschnitt 2 zur DLS.
3. Fordere das aktuelle DATEV-Prüfungsarchiv an
Verwende in Deinem Übergabeauftrag die aktuelle Bezeichnung „Export Prüfungsdaten und Lohn-Archiv“. Der reguläre Abruf der Lohn-Archiv-DVD endete am 19. Dezember 2025. Die Online-Exportfunktion ist seit dem 22. Mai 2025 verfügbar; sie lässt sich über LODAS, Lohn und Gehalt oder MyDATEV Bestandsmanagement nutzen. Das erläutert DATEV auf der Umstellungsseite zum Lohn-Archiv.
Bestelle ausdrücklich die benötigten Jahre und den Auswertungsumfang. DATEV nennt außerdem ein zu vergebendes Verschlüsselungskennwort. Für Lohn und Gehalt müssen die Datenbestände im DATEV-Rechenzentrum archiviert sein. Lass deshalb vorab prüfen, ob alle benötigten Bestände dort vorliegen; diese Voraussetzung dokumentiert DATEV unter „Was ist neu und was bleibt gleich?“.
Unsere Empfehlung: Teste nach der Lieferung die Entschlüsselung und öffne stichprobenartig Auswertungen aus mehreren Jahren. Halte fest, welche Zeiträume fehlen. Für vorhandene ältere DVDs ist zusätzlich wichtig: DATEV hat das Ende von Support und Wartung für DVD und Programm Lohn-Archiv zum 31. März 2027 angekündigt. Das ist ein künftiger Herstellertermin, keine neue gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
4. Prüfe Exportrechte im richtigen Kontext
Für den Abruf aus den Lohnprogrammen nennt DATEV das Recht „Export Prüfungsdaten und Lohn-Archiv“ unter Personalwirtschaft. Für MyDATEV Bestandsmanagement nennt der Hersteller die Rechte „MyDATEV Bestandsmanagement“ sowie „Export und Bereitstellungen“. Lass die zuständige Administration den gewählten Abrufweg prüfen, statt vorsorglich umfassende Zugriffe zu vergeben.
Besonders wichtig im Kanzleikontext: MyDATEV Bestandsmanagement erlaubt laut DATEV keine fachliche Beschränkung etwa auf Lohn und keine Einschränkung unterhalb der Beraternummernebene auf einzelne Mandanten oder Personalnummern. Gib deshalb einer externen Person nicht allein für Deinen Export einen solchen Zugang. Beauftrage stattdessen eine bereits berechtigte Person mit der Bereitstellung. Maßgeblich sind die DATEV-Hinweise zu Freigaben und Zugriffsumfang.
5. Stimme Vortragswerte separat ab
Behandle Vorträge als eigenen Arbeitsauftrag. DATEV beschreibt für die unterjährige Übergabe aus LODAS, dass die nachfolgende Abrechnungsstelle Lohnkontowerte vortragen und anschließend die Lohnsteuerbescheinigung für das gesamte Kalenderjahr erstellen soll. Bei vierteljährlicher oder jährlicher Lohnsteuer-Anmeldung sind außerdem gegebenenfalls noch nicht übermittelte Anmeldungswerte zu übernehmen. Diese Hinweise stehen in Kapitel 2.5.2 der DATEV-Checkliste.
Unsere Empfehlung: Lass die neue Fachperson eine Vortragsliste mit Wert, Zeitraum, Herkunft und Zielbereich erstellen. Besprecht insbesondere Steuerwerte, sozialversicherungsrechtliche Werte, Einmalzahlungen und Unterbrechungen. Welche Angaben tatsächlich benötigt werden, muss sie anhand des Zielsystems und der Beschäftigungsfälle bestimmen. Übertrage nicht ungeprüft eine Jahressumme in mehrere unterschiedliche Felder.
Beim Dezemberstart sollten die freigegebenen Vorträge bis einschließlich November mit den endgültigen Novemberauswertungen abgestimmt werden. Kommt danach eine Korrektur, gehört sie auf eine Nachlieferungsliste. So vermeidest Du, dass die erste Datenlieferung fachlich überholt ist, obwohl ihr Import technisch funktioniert hat.
6. Erledige die euBP-Übermittlung vor dem Abschalten
Beim Wechsel eines systemgeprüften Programms oder eines Dienstleisters verlangt § 28p Absatz 6b SGB IV die Übermittlung der Daten für die nächste Prüfung an die Datenstelle der Rentenversicherung. Das ist ein eigener Vorgang und nicht durch die Übergabe Deines DATEV-Archivs erledigt. Beauftrage die bisherige Abrechnungsstelle rechtzeitig damit.
Die DRV verlangt den passenden Übermittlungsgrund für den Programm- oder Dienstleisterwechsel. Nach ihren Verfahrenshinweisen zum Wechsel dürfen Programmdeinstallation oder Mandantenlöschung erst erfolgen, wenn die erfolgreiche Datenverarbeitung per Datensatz bestätigt wurde. Unsere Empfehlung: Bewahre diese Bestätigung zusammen mit dem Übergabeprotokoll auf.
Eine Besonderheit 2026: § 126 SGB IV ermöglicht auf Antrag einen Verzicht auf die elektronische Übermittlung nach Absatz 6a für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026. Leite daraus nicht ungeprüft eine Befreiung von der gesonderten Wechselpflicht nach Absatz 6b ab. Lass einen vorhandenen Bescheid und seine Reichweite mit dem zuständigen Prüfdienst klären.
7. Nimm die Übernahme fachlich ab
Für ein Zielsystem wie Stotax empfehlen wir eine schriftliche Importprüfung: Welche Dateien wurden eingelesen, welche Felder fehlen, welche Werte wurden manuell ergänzt? Prüfe Personalnummern und Personenzahl sowie ausgewählte Fälle mit abweichenden Arbeitszeiten, Einmalzahlungen oder Unterbrechungen. Eine Erfolgsmeldung beim Dateiimport ersetzt diesen Abgleich nicht.
Vergib zusätzlich Verantwortlichkeiten für ELStAM, Sozialversicherung, Unfallversicherung und offene Rückmeldungen. Lass die Fachpersonen die erforderlichen Schritte passend zur Wechselkonstellation festlegen. Gib die erste neue Abrechnung erst frei, wenn ungeklärte Differenzen dokumentiert und bewertet sind. Einen beispielhaften organisatorischen Rahmen findest Du unter Ablauf der laufenden Lohnbuchhaltung.
8. Schließe den Wechsel mit einem Übergabeprotokoll ab
Dokumentiere abschließend Lieferdatum, Datenstand, enthaltene Zeiträume, fehlende Unterlagen, Importergebnis und offene Aufgaben. Vereinbare einen geschützten Übertragungsweg und übermittle das Archivkennwort getrennt. Halte außerdem fest, wer nach Vertragsende Zugriff auf Altunterlagen gewährleistet und wer spätere Prüfungsanfragen bearbeitet. Diese Punkte sind unsere organisatorische Empfehlung, keine vorgeschriebene Protokollform.
Der Wechsel beendet die Aufbewahrungspflichten nicht. Für Lohnkonten bestimmt § 41 Absatz 1 EStG die Aufbewahrung bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung. Diese Regel betrifft Lohnkonten, nicht pauschal sämtliche Personalunterlagen. Lass deshalb Aufbewahrung und späteren Löschzeitpunkt je Unterlagenart bestimmen, statt nach erfolgreichem Import den gesamten Altbestand zu entfernen.
Quellen
- DATEV eG: Lohn-Archiv-DVD – Ablöse durch Online-Lösung; Abruf: 05.11.2026.
- DATEV eG: Was ist neu und was bleibt gleich?; Abruf: 05.11.2026.
- DATEV eG: Freigaben in der Rechteverwaltung online vornehmen; Abruf: 05.11.2026.
- DATEV eG: Jahreswechsel mit DATEV LODAS 2025/2026, Kapitel 2.5; Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD-Anlage, Abschnitt 2: Digitale LohnSchnittstelle; Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz: § 28p SGB IV, § 126 SGB IV und § 41 EStG; Abruf: 05.11.2026.
- Deutsche Rentenversicherung: euBP: Fragen zum Programm- und Dienstleisterwechsel; Abruf: 05.11.2026.
