Wenn Du Auszubildende in der Lohnbuchhaltung erfassen willst, brauchst Du vor allem den Ausbildungsvertrag, die Vergütungsstaffel und die Angaben zur Sozialversicherung. Lege den Ausbildungsstatus ausdrücklich an, statt einen gewöhnlichen Beschäftigtendatensatz ungeprüft zu kopieren. Mit Beginn einer dualen Ausbildung setzt grundsätzlich die Sozialversicherungspflicht ein; die AOK erläutert die Besonderheiten für Ausbildungsbetriebe.
Dieser Leitfaden behandelt die betriebliche duale Berufsausbildung nach dem Berufsbildungsgesetz. Für schulische Ausbildung, Umschulung oder besondere Fördermaßnahmen solltest Du die Einordnung gesondert klären lassen. Rechts- und Recherchestand ist der 5. November 2026; die genannten Mindestvergütungen beziehen sich ausdrücklich auf einen Ausbildungsbeginn 2026.
1. Ausbildungsvertrag in abrechenbare Angaben übersetzen
Nach § 11 BBiG muss der wesentliche Vertragsinhalt spätestens vor Ausbildungsbeginn in Textform abgefasst sein. Dazu gehören unter anderem Beginn, Dauer, Ausbildungszeit und Vergütung. Für die Lohnbuchhaltung empfiehlt sich eine kurze Erfassungsübersicht neben dem Vertrag: Sie macht sichtbar, welche Vereinbarung in welches Feld des Lohnsystems gehört.
- Zeitraum: Ausbildungsbeginn, vereinbartes Ende und aktuelles Ausbildungsjahr.
- Ausbildungsform: Ausbildungsberuf, Vollzeit oder Teilzeit sowie vereinbarte Ausbildungszeit.
- Vergütung: monatlicher Bruttobetrag, weitere Bestandteile und Datum jeder vereinbarten Erhöhung.
- Vergütungsgrundlage: einschlägiger Tarifvertrag oder sonstige vertragliche Regelung.
- Änderungen: genehmigte Verkürzung, Verlängerung oder nachträgliche Teilzeitvereinbarung als gesonderter Vorgang.
Praktische Empfehlung: Lass die personalverantwortliche Person bestätigen, welche Vertragsfassung gilt. Ein Vertragsentwurf mit anderer Vergütung darf nicht versehentlich die Grundlage der ersten Abrechnung werden. Halte offene Punkte mit Zuständigkeit und Rückmeldetermin fest; ein leer gebliebenes Feld ist keine dokumentierte Entscheidung.
2. Vergütung nach Beginnjahr und Ausbildungsjahr prüfen
Die Vergütung muss angemessen sein und mit fortschreitender Ausbildung mindestens jährlich steigen. Die gesetzliche Mindestvergütung ist dabei eine Untergrenze, nicht automatisch der richtige Vertragsbetrag. Maßgeblich sind insbesondere Ausbildungsbeginn und Ausbildungsjahr. Grundlage ist § 17 BBiG; die TK veröffentlicht die Werte für den Ausbildungsbeginn 2026.
| Ausbildungsjahr | Monatliche Mindestvergütung bei Ausbildungsbeginn 2026 |
|---|---|
| Erstes Ausbildungsjahr | 724 Euro brutto |
| Zweites Ausbildungsjahr | 854 Euro brutto |
| Drittes Ausbildungsjahr | 977 Euro brutto |
| Viertes Ausbildungsjahr | 1.014 Euro brutto |
Diese Tabelle beschreibt die Ausbildungsjahrgänge mit Beginn vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026. Sie ist keine allgemeine Vergütungstabelle für sämtliche Azubis im Abrechnungsmonat November 2026. Bei früher begonnenen Ausbildungen prüfst Du die zum Beginnjahr gehörenden Mindestbeträge und die tatsächlich vereinbarte Vergütung. Bereits veröffentlichte Werte für Ausbildungsbeginn 2027 ersetzen die 2026er Werte nicht.
Die Ausnahmen stehen ebenfalls in § 17 Absätze 3 bis 5 BBiG: Eine bindende tarifliche Regelung kann niedrigere Beträge vorsehen. Ohne Tarifbindung ist eine Unterschreitung des einschlägigen Tarifniveaus um mehr als 20 Prozent regelmäßig unangemessen, selbst oberhalb der gesetzlichen Mindestvergütung. Bei Teilzeitausbildung darf die Vergütung grundsätzlich nicht stärker prozentual sinken als die Ausbildungszeit.
Erfassungsempfehlung: Hinterlege den vertraglichen Betrag mit seinem Gültigkeitsbeginn und die nächste Erhöhung als Termin. Beginnt die Ausbildung beispielsweise am 1. September 2026, gehört die Prüfung der nächsten Ausbildungsjahresstufe auf den Septembertermin, nicht pauschal auf den nächsten Januar. Bei Anrechnung oder Verkürzung lässt Du die passende Stufenzuordnung vorher klären.
3. Krankenkasse und Versicherungsstatus rechtzeitig klären
Erfrage die gewählte Krankenkasse, die Versicherungsnummer und gegebenenfalls bisherige Versicherungsdaten. Eine frühere Familienversicherung darfst Du nicht einfach als fortbestehenden Status übernehmen. Die AOK beschreibt das Krankenkassenwahlrecht zum Ausbildungsbeginn sowie das Vorgehen, wenn keine Wahl erfolgt. Als praktische Organisation empfiehlt sich, diese Angaben bereits vor dem ersten Ausbildungstag anzufordern.
Eine geringe Ausbildungsvergütung macht die betriebliche Ausbildung nicht zum Minijob. Die entsprechende Ausnahme von der Versicherungsfreiheit steht in § 7 Absatz 1 SGB V. Auch die besonderen Beitragsformeln des Übergangsbereichs gelten nach § 20 Absatz 2a SGB IV nicht für Personen, die zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind. Aktiviere deshalb keine Midijobberechnung allein wegen der Vergütungshöhe.
Daneben besteht die Geringverdienerregelung: Bei einem auf den Monat bezogenen Ausbildungsentgelt bis 325 Euro trägt der Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag allein. Überschreitet eine Einmalzahlung diese Grenze, gelten besondere Regeln für den übersteigenden Teil. Beides regelt § 20 Absatz 3 SGB IV. Verwechsle diese Sonderregel nicht mit der Minijobgrenze und prüfe sie nicht bloß anhand eines gekürzten Auszahlungsbetrags.
4. Meldeschlüssel aus dem geprüften Sachverhalt ableiten
Für Auszubildende ohne besondere Merkmale nennt das AOK-Schlüsselverzeichnis die Personengruppe 102. Für Auszubildende bis zur Geringverdienergrenze führt es 121, für bestimmte außerbetriebliche Ausbildungen 122 auf. Das sind belegte Zuordnungen, keine frei wählbaren Kennzeichen. Lass die zuständige Abrechnungskraft Sonderfälle prüfen, bevor Du einen Standardschlüssel übernimmst.
Der Tätigkeitsschlüssel enthält unter anderem Tätigkeit, erreichten Schulabschluss und höchsten beruflichen Ausbildungsabschluss. Trage nicht den erst angestrebten Abschluss als bereits vorhanden ein. Beitragsgruppen betreffen wiederum die einzelnen Versicherungszweige. Das Schlüsselverzeichnis erläutert diese getrennten Angaben; ein pauschal kopierter Datensatz ersetzt ihre Prüfung nicht.
Die Anmeldung muss mit der ersten folgenden Abrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn erfolgen: § 6 DEÜV. In sofortmeldepflichtigen Branchen kommt die Meldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme hinzu, wie § 7 DEÜV festlegt. Plane die Datenerfassung deshalb nicht erst für den monatlichen Abrechnungsschluss ein.
5. Steuerdaten und ersten Abrechnungsmonat vorbereiten
Auch bei Auszubildenden gehört die steuerliche Anmeldung zur Vorbereitung. Für den ELStAM-Abruf werden insbesondere Steueridentifikationsnummer, Geburtsdatum und die Angabe benötigt, ob ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis vorliegt. Maßgeblich ist § 39e Absatz 4 EStG. Erfasse die Merkmale nicht nach Vermutung; die zuständige Fachperson ruft sie im vorgesehenen Verfahren ab.
Beginnt die Ausbildung während des Monats, braucht die Abrechnung eine korrekte Teilmonatsberechnung. Nach § 18 BBiG wird der Monat bei der Vergütungsberechnung für einzelne Tage mit 30 Tagen angesetzt. Die laufende Monatsvergütung ist spätestens am letzten Arbeitstag dieses Monats zu zahlen. Prüfe deshalb, ob der betriebliche Zahlungslauf rechtzeitig liegt.
Prüfempfehlung vor Freigabe: Vergleiche Vertragsbetrag, Eintrittsdatum, Bankverbindung und Abrechnungsvorschau nebeneinander. Kontrolliere zusätzlich, dass keine Minijob- oder Übergangsbereichsberechnung aktiviert wurde. Berufsschulzeiten dürfen nicht versehentlich als unbezahlte Abwesenheit behandelt werden: Für gesetzliche Freistellungen nach § 15 ist die Vergütung nach § 19 BBiG weiterzuzahlen.
6. Änderungen und Ausbildungsende aktiv nachhalten
Das vertragliche Enddatum allein reicht für die letzte Abrechnung nicht. Bei vorzeitig bestandener Abschlussprüfung endet das Ausbildungsverhältnis mit Bekanntgabe des Ergebnisses durch den Prüfungsausschuss. Bei Nichtbestehen verlängert es sich auf Verlangen bis zur nächsten Wiederholungsprüfung, höchstens um ein Jahr. Die Grundlage ist § 21 BBiG.
Praktische Zuständigkeitsregel: Die Ausbildungsleitung meldet Ergebnisbekanntgabe und Verlängerungen sofort an die Personalverantwortlichen. Diese geben Datum und Nachweis an die Lohnbuchhaltung weiter. Bei Übernahme werden Ende der Ausbildung und Beginn der Anschlussbeschäftigung getrennt dokumentiert. Anschließend prüft die Abrechnungskraft Vergütung, Status und erforderliche Meldungen. So bleibt nicht versehentlich der Ausbildungsstatus bestehen.
Lege zum Abschluss der Erfassung eine kurze Freigabenotiz ab: Welche Vertragsfassung wurde verwendet, welche Vergütung gilt ab wann, welche Rückfragen sind beantwortet? Diese organisatorische Empfehlung erleichtert Vertretungen und spätere Korrekturen. Der Leitfaden ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Prüfung eines Sonderfalls.
Quellen
Alle Quellen abgerufen am 05.11.2026. Gesetzestexte: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet. Weitere Herausgeber: AOK und Techniker Krankenkasse.
- Gesetze im Internet: BBiG, insbesondere §§ 11, 18 und 19; § 17 BBiG; § 21 BBiG.
- TK: Mindestausbildungsvergütung, Tabelle 2026/2027.
- AOK: Auszubildende und Sozialversicherung; Meldeschlüssel zu Personen, Tätigkeiten und Beitragsgruppen.
- Gesetze im Internet: § 7 SGB V; § 20 SGB IV; § 6 DEÜV; DEÜV, insbesondere § 7; § 39e EStG.
