Für den monatlichen Lohnlauf sollten Stammdatenänderungen laufend, variable Vergütungen zum vereinbarten Datentermin und die geprüfte Abrechnung vor dem Zahlungsauftrag vorliegen. Einen allgemein gesetzlich festgelegten Abrechnungsstichtag wie den 15. oder 20. gibt es dafür nicht. Diesen organisatorischen Termin vereinbarst Du mit Deiner abrechnenden Fachperson. Gesetzliche Zahlungs- und Übermittlungsfristen gelten daneben unabhängig. Entscheidend ist deshalb nicht nur, wann Du Daten abgibst, sondern auch, wer offene Angaben klärt, die Abrechnung freigibt und verspätete Änderungen bearbeitet.
Stand: 05.11.2026. Der folgende Ablauf ist eine praktische Empfehlung für Arbeitgeber; die ausdrücklich genannten gesetzlichen Fristen sind davon getrennt.
1. Plane vom Zahlungstermin rückwärts
Prüfe zuerst, wann das Arbeitsentgelt nach den maßgeblichen Vereinbarungen fällig ist. Ohne abweichende Regelung sieht § 614 BGB die Zahlung nach der Arbeitsleistung beziehungsweise nach Ablauf des Vergütungszeitabschnitts vor. Dein interner Datenstichtag verschiebt diese Fälligkeit nicht. Plane davor Zeit für Berechnung, Rückfragen, Prüfung und Bankverarbeitung ein.
Für den gesetzlichen Mindestlohn verlangt § 2 MiLoG die Zahlung zur vereinbarten Fälligkeit, spätestens am letzten Bankarbeitstag in Frankfurt am Main des Folgemonats. Das erlaubt nicht, eine frühere Fälligkeit zu ignorieren. Für bestimmte zusätzliche Stunden auf schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonten gelten besondere Ausgleichsregeln; Wertguthabenvereinbarungen sind gesondert behandelt. Eine verspätete Stundenliste ist daher keine pauschale Erlaubnis, Entgelt später auszuzahlen.
Gesetzliche Termine im November 2026
Für laufende Gesamtsozialversicherungsbeiträge bestimmt § 23 Absatz 1 SGB IV grundsätzlich den drittletzten Bankarbeitstag des Beschäftigungsmonats. Beitragsnachweise müssen bereits zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags vorliegen, erläutern die Gemeinsamen Grundsätze, Abschnitt 11. Für November nennt die TK-Terminübersicht 2026:
- Beitragsnachweis: Eingang spätestens am 24.11.2026 um 0:00 Uhr, also Übermittlung rechtzeitig davor.
- Beiträge: Zahlungseingang spätestens am 26.11.2026.
Bei Bankarbeitstagen ist der Sitz der jeweiligen Krankenkasse maßgeblich. Die Lohnsteuer folgt einem anderen Kalender: Nach § 41a EStG sind Anmeldung und Abführung grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach dem Anmeldungszeitraum erforderlich. Bei monatlicher Anmeldung betrifft das am 10.11.2026 den Oktober und am 10.12.2026 den November. Der Zeitraum kann abhängig von der Vorjahreslohnsteuer auch vierteljährlich oder jährlich sein. Wochenend- und Feiertagsverschiebungen regelt § 108 Absatz 3 AO.
2. Sammle nicht alles erst am Abrechnungsstichtag
Praktisch bewährt sich eine Trennung zwischen sofort weiterzugebenden Änderungen und monatlich gebündelten Bewegungsdaten. Vereinbare für jede Datenart eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Die folgende Übersicht ist eine organisatorische Arbeitshilfe, keine abschließende gesetzliche Unterlagenliste.
| Information | Empfohlener Zeitpunkt | Was konkret mitgeben? |
|---|---|---|
| Eintritt und Austritt | Sobald vereinbart, Eintritt möglichst vor Arbeitsbeginn | Personalnummer, Beginn oder Ende, Vertragsdaten, Vergütung, Arbeitszeit |
| Änderung bestehender Daten | Sobald bekannt | Geänderter Wert und Datum, ab dem er gelten soll |
| Stunden und Zuschläge | Zum vereinbarten Datentermin | Leistungszeitraum, Stundenart, Menge, Satz oder Berechnungsgrundlage |
| Fehlzeiten | Laufend, anschließend Monatsabgleich | Art, Beginn, Ende beziehungsweise voraussichtliche Dauer |
| Prämien und sonstige Bezüge | Vor der Berechnung | Betrag, Anlass, Bezugszeitraum, Freigabe und Nachweis |
| Vorschüsse und Abschläge | Vor der Abrechnungsprüfung | Bereits gezahlter Betrag, Zahlungsdatum und Zuordnung |
Bei Neueinstellungen darf der Monatsstichtag nicht zum Wartepunkt werden. Für die in § 28a Absatz 4 SGB IV genannten Branchen ist eine Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vorgeschrieben. Sie ersetzt die reguläre Anmeldung nicht. Lass deshalb früh klären, ob Dein Betrieb betroffen ist, statt neue Beschäftigte erst mit der nächsten Sammelliste anzukündigen.
Melde Änderungen eindeutig: „Gehalt 3.200 Euro ab 01.11.2026“ ist verwertbar; „Gehalt wurde angepasst“ erzeugt Rückfragen. Bei variablen Bezügen sollten außerdem Menge und Bewertung getrennt erkennbar sein. Zwölf zusätzliche Stunden sind noch keine vollständige Abrechnungsanweisung, wenn unklar bleibt, ob Auszahlung oder Zeitgutschrift vereinbart wurde und welcher Satz gilt.
3. Vereinbare einen Datenstichtag mit Rückfragefenster
Ein brauchbarer Abrechnungskalender enthält mindestens vier interne Termine: Datenabgabe, Ende der Rückfragen, Freigabe und Zahlungsbereitstellung. Schreibe dazu, ob „Datenabgabe“ den Eingang ungeprüfter Listen oder bereits sachlich bestätigter Angaben meint. Benenne außerdem den Übermittlungsweg und die Person, die bei widersprüchlichen Angaben entscheidet. So wird aus „bis Monatsende“ eine tatsächlich ausführbare Vereinbarung.
Beispiel für November 2026 bei vereinbarter Zahlung zum Monatsende: Datenabgabe am 18.11., Klärung offener Punkte bis 20.11., Prüfung und Freigabe am 23.11. Dieses Muster funktioniert nur, wenn die Fachperson ausreichend Bearbeitungszeit hat und die Beitragsnachweise vor dem 24.11. um 0:00 Uhr eingehen. Zahlungsdatei und Banklaufzeit planst Du zusätzlich. Die Beispieldaten sind keine gesetzlichen Stichtage.
Für noch nicht abgeschlossene Monatsstunden braucht es eine gesonderte Lösung. Dokumentiere, welche Werte bereits feststehen und welche noch fehlen. § 23 Absatz 1 SGB IV sieht Beiträge in voraussichtlicher Höhe oder alternativ nach dem Vormonatsbetrag vor; Einmalzahlungen des Vormonats bleiben bei dieser Alternative unberücksichtigt. Verbleibende Restbeiträge werden im Folgemonat fällig. Diese Beitragsregel ersetzt weder die endgültige Entgeltberechnung noch die Prüfung der Lohnfälligkeit.
4. Gib einen bestimmten Abrechnungsstand frei
Als praktische Kontrolle empfiehlt sich ein Vergleich mit dem Vormonat und der Änderungsliste. Prüfe zuerst die Personen: Sind alle Eintritte enthalten, Austritte richtig berücksichtigt und ausgeschiedene Beschäftigte nicht versehentlich unverändert weitergeführt? Danach folgen vereinbarte Entgelte, Stunden, Fehlzeiten, Sonderzahlungen und bereits ausgezahlte Vorschüsse. Ungeklärte Abweichungen gehören zurück zur zuständigen Person, nicht stillschweigend in die Freigabe.
Eine Freigabe sollte Monat, Dateiversion oder eindeutig bezeichneten Abrechnungsstand, freigebende Person und Datum enthalten. Trenne dabei die sachliche Bestätigung der Ausgangsdaten von der fachlichen Prüfung im Lohnsystem und der Bankfreigabe. Das sind unterschiedliche Aufgaben. Eine Teamleitung kann Stunden bestätigen, ohne damit die steuerliche Behandlung eines Zuschlags beurteilt zu haben.
Vermeide Nachrichten wie „passt soweit“. Besser ist: „Novemberabrechnung, Stand 23.11., Version 2: Ausgangsdaten geprüft und zur Fertigstellung freigegeben; offene Punkte: keine.“ Bleibt etwas offen, benenne die betroffene Person, den Sachverhalt und den nächsten Entscheidungstermin. Lege vorab fest, wer bei Abwesenheit freigeben darf und wer einen bereits vorbereiteten Zahlungsauftrag noch stoppen kann.
5. Behandle Nachläufer als eigenen Arbeitsvorgang
Kommt nach der Freigabe eine Änderung, überschreibe nicht einfach die freigegebene Liste. Empfohlener Ablauf: Nachläufer mit Personalnummer, betroffenem Monat, bisherigem Wert, richtigem Wert, Begründung und Eingangsdatum erfassen. Anschließend prüft die abrechnende Fachperson, welche Abrechnung, Meldung oder Zahlung betroffen ist. Erst danach entscheidest Du über erneute Freigabe und gegebenenfalls eine zusätzliche Auszahlung.
Beispiel: Am 25.11. werden acht zuvor fehlende Novemberstunden bestätigt. Die erste Frage lautet nicht „Nehmen wir das nächsten Monat mit?“, sondern „Wann ist dieser Entgeltanspruch fällig, und was wurde bereits verarbeitet?“ Lass Zahlung, Abrechnungskorrektur und Beitragsbehandlung getrennt prüfen. Sind Überweisungen schon ausgeführt, muss zusätzlich klar sein, wie eine Differenzzahlung dokumentiert und eine Doppelzahlung verhindert wird.
Auch Korrekturen haben Grenzen: § 41c EStG regelt Voraussetzungen und Einschränkungen für Änderungen des Lohnsteuerabzugs, insbesondere nach Jahresende oder Beendigung des Dienstverhältnisses und im Zusammenhang mit der Lohnsteuerbescheinigung. Ein Nachläufer ist deshalb nicht automatisch eine beliebig mögliche Rückrechnung. Halte die Entscheidung und den tatsächlich umgesetzten Korrekturweg fest.
6. Schließe den Monat erst nach der Ausführung ab
Kontrolliere abschließend nicht nur, ob Dateien erstellt wurden: Sind Übermittlungen angenommen, Zahlungen ausgeführt und Rückfragen erledigt? Bei Entgeltzahlung ist grundsätzlich eine Abrechnung in Textform zu erteilen; § 108 GewO enthält eine Ausnahme bei unveränderten Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung. Bewahre intern die freigegebene Version, Zahlungsinformationen und offene Nachläufer zusammenhängend auf. Dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz: § 614 BGB, § 2 MiLoG und § 108 GewO. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz: § 23 SGB IV und § 28a SGB IV. Abruf: 05.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz: § 41a EStG, § 41c EStG und § 108 AO. Abruf: 05.11.2026.
- GKV-Spitzenverband, Deutsche Rentenversicherung Bund und Bundesagentur für Arbeit: Gemeinsame Grundsätze für Beitragsnachweise ab 2026, vom 21.05.2025, Abschnitt 11. Bereitgestellt durch die TK. Abruf: 05.11.2026.
- Techniker Krankenkasse: Fälligkeitstermine, Abschnitt 2026, Stand 01.11.2026. Abruf: 05.11.2026.
